POWER QUERY LÀ GÌ?

Power Query là một công cụ được sử dụng để nhập dữ liệu, làm sạch dữ liệu và mô hình hoá dữ liệu trên Excel.

Công cụ Power Query bắt đầu xuất hiện từ Excel 2013 nhưng để sử dụng được nó trên Excel 2013 thì bạn sẽ cần cài đặt thêm 1 Addin có tên là Power Query. Tuy nhiên kể từ phiên ban Excel 2016 và Excel 365 thì Power Query đã được tích hợp sẵn vào trong Excel. Các bạn có thể tìm thấy công cụ này bằng cách ấn vào Tab Data, sau đó tìm trong nhóm Get & Transform Data.

Power Query có thể Import dữ liệu thông qua nhiều nguồn dữ liệu khác nhau như File CSV, File Text, 1 Folder trên ổ cứng của bạn, Facebook hay một trang web nào đó. Và có một điều chắc chắn rằng đó là các kết nối mới đang liên tục được Microsoft cập nhật thêm vào Power Query khiến cho việc lấy dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau trở nên không những nhanh chóng mà còn cực kỳ dễ dàng nữa.

Sau khi bạn tiến hành Import dữ liệu (hoặc kết nối tới nguồn dữ liệu) thì cửa sổ Power Query Editor sẽ được mở ra.

Công cụ Power Query thực sự rất mạnh mẽ và cực kỳ hữu dụng trong quá trình xử lý dữ liệu của bạn. Nhưng nó thực sự rất dễ để sử dụng. Nó có một giao diện rất dễ sử dụng với những biểu tượng rất quen thuộc mà nhiều người dùng Excel có thể nhận ra nó.

Khi người dùng thực hiện việc làm sạch và định hình dữ liệu của họ, chẳng hạn như chia cột, thay thế dữ liệu hoặc loại bỏ các giá trị trùng lặp – Power Query sẽ ghi lại các bước đó và viết một đoạn mã M Code (Tương tự như lúc bạn thực hiện Record Macro và lưu trữ được một đoạn mã code trên VBA của bạn vậy)

M là ngôn ngữ của Power Query. Nó khá khác với các công thức Excel và khó thành thạo. Power Query giúp cho bạn cảm thấy đỡ rối khi mặc định Power Query đã ẩn đi thanh Formula Bar của nó. Nhưng bạn có thể bật nó lên bằng cách vào Tab VIEW > Chọn Formula Bar để có thể nhìn thấy thanh Formula Bar trong Power Query Editor.

Tuy nhiên những người dùng có trình độ và mức độ am hiểu tốt về ngôn ngữ M thì họ có thể chỉnh sửa đoạn code này bằng cách sử dụng chức năng Advanced Editor trong Tab Home hoặc chỉnh sửa trực tiếp trên Formula Bar.

Những bước mà người dùng đã thực hiện sẽ được ghi lại và sẽ hiển thị trong mục Applied Steps.

Người sử dụng có thể xem, chỉnh sửa và xoá các bước đã thực hiện tại đây. Power Query cũng không có nút hoàn tác. Tuy nhiên bạn có thể bỏ đi các bước đã thực hiện bằng cách click vào dấu O trong mục Applied Steps.

Sau khi tất cả các bước thực hiện đã được lưu lại. Bạn có thể tiến hành Load dữ liệu tới bảng tính bằng cách click vào Tab Home. Sau đó chọn Close & Load To… như hình vẽ dưới đây.

Bạn có thể Load dữ liệu này thành 1 Table trong Excel hoặc trực tiếp tới một PivotTable hoặc đơn giản là chỉ tạo một kết nối mà thôi.

Việc tải dữ liệu trực tiếp vào Pivot Table sẽ giúp bạn tránh được các giới hạn vật lý của Excel (Như vượt quá 1048576 dòng hoặc 16384 cột chẳng hạn). Ngoài ra thì các bạn có thể tránh việc lưu trữ một File có dữ liệu rất lớn vì bạn sẽ không thực sự lưu trữ dữ liệu trên Excel.

Bằng cách tải dữ liệu dưới dạng kết nối thì bạn có thể tải vào dữ liệu lớn hơn nhiều so với những gì Excel có thể xử lý (Hơn 1 triệu dòng dữ liệu), vẫn giữ File có dung lượng rất nhỏ bằng cách không lưu trữ nguồn dữ liệu trong Excel và các bạn có thể tận dụng các tính toán nâng cao hơn bằng cách sử dụng Power Pivot (Và nó sẽ là một công cụ Power mà chúng ta sẽ nói tới ngay sau đây)

Tất cả các truy vấn (Query) có thể được chạy lại trong tương lai bằng cách click vào nút Refresh trên Tab Data hoặc sử dụng nút Queries and Connections trong Excel.

POWER PIVOT LÀ GÌ?

Power Pivot được sử dụng để mô hình hoá dữ liệu của bạn và thực hiện các phép tính phức tạp hơn mà Excel có thể xử lý được.

Power Pivot là một công cụ tuyệt vời khi làm việc với các dữ liệu khổng lồ. Khi Power Query đã nhập và làm sạch các nguồn dữ liệu của bạn, Power Pivot sẽ được sử dụng để thiết lập mối quan hệ giữa các bảng / truy vấn.

Sau đó, sử dụng DAX (Data Analysis Expressions – Biểu thức phân tích dữ liệu), ngôn ngữ công thức của Power Pivot, bạn có thể tạo ra các phép tính mạnh mẽ hơn và các mô hình dữ liệu phức tạp hơn những gì mà bạn có thể làm trong Excel.

Power Pivot ban đầu không có sẵn mà phải cài nó vào Excel như là một Addin nhưng từ Excel 2013 trở đi thì Power Pivot đã được tích hợp sẵn trong Excel. Bạn có thể truy cập Power Pivot bằng cách nhấp vào nút Go to the Power Pivot trong Tab Data.

Hoặc, bạn có thể mở ra tab Power Pivot trên Ribbon của Excel. Mặc định thì Tab Power Pivot này sẽ bị ẩn đi (tương tự tab Developer của VBA vậy). Để có thể mở ra Tab Power Pivot thì chúng ta sẽ click chuột phải vào bất cứ vùng trống nào trên thanh công cụ, sau đó chọn Customize the Ribbon.

Tích vào nút Power Pivot bên bảng bên tay phải rồi ấn OK.

Lúc này ta đã thấy TAB Power Pivot xuất hiện trên Ribbon của Excel. Trên Tab Power Pivot có một nút để mở Power Pivot (Tương tự nhu tab Data) và nó cho phép bạn có thể nhìn thấy dữ liệu của bạn và tạo ra các cột tính toán và các phép tính sử dụng công thức DAX.

Và mục sơ đồ (Diagram) là nơi bạn có thể thiết lập mối quan hệ giữa các bảng biểu với nhau.

Khi mô hình dữ liệu của bạn đã được thiết lập, bạn có thể phân tích và tạo ra báo cáo tương tự như công cụ Pivot Table.

Danh sách dưới đây hiển thị 1 Pivot Table có chứa 3 bảng biểu từ mô hình Power Pivot của bạn.

POWER BI LÀ GÌ?

Power BI là một thuật ngữ dùng để mô tả 2 công cụ khác nhau là: Power BI Desktop và Power BI Service.

Power BI Desktop là một công cụ riêng biệt hoàn toàn với Excel và bạn có thể download và sử dụng nó miễn phí. Ngoài ra Power BI cũng có phiên bản trả phí (Pro và Premium) cung cấp những tiện ích lớn hơn cho việc quản trị doanh nghiệp của bạn.

Công cụ này sử dụng cùng 1 Engine tương tự như Power Query và Power Pivot để có thể Import, làm sạch và mô hình hoá dữ liệu để sẵn sàng cho việc lên báo cáo của bạn. Vì thế khi mà bạn đã học về các công cụ này trên Excel thì nó hoàn toàn tương tự như việc bạn đã học nó trên Power BI vậy.

Trong ảnh phía dưới đây, bạn có thể nhìn thấy những nút bấm hoàn toàn với các nút bấm mà bạn đã quen thuộc bên các công cụ Power Query và Power Pivot. Và sau đó sẽ là nhiều loại báo cáo hơn và thêm vào đó là tính năng Publish lên online phục vụ việc chia sẻ báo cáo ngay lập tức chỉ có trên Power BI.

Điểm mạnh của Power BI so với Excel thông thường đó là khả năng trực quan hoá dữ liệu. Trực quan hoá dữ liệu là tên chung được gán cho các biểu đồ, các Slicer, các bảng biểu mà bạn có thể chèn vào báo cáo của các bạn trong phần mềm Power BI.

Power BI có nhiều lựa chọn trong việc trực quan hoá dữ liệu hơn Excel, hàng loạt các tuỳ chọn về cách chúng tương tác với các thành phần trên một trang hoặc toàn bộ báo cáo của bạn.

Danh sách các tuỳ chọn này không ngừng được phát triển và có rất nhiều thứ sẵn có mà bạn có thể download xuống từ market của Power BI để có thể làm cho các báo cáo của bạn trở nên sinh động và trực quan hơn rất nhiều.

Power BI Desktop là nơi bạn mô hình hoá dữ liệu của bạn, thực hiện các tính toán với DAX và tạo ra báo cáo của chính bạn. Và các báo cáo này có thể được xuất bản lên PowerBI.com.

Khi báo cáo của bạn đã được xuất bản lên PowerBI.com thì những người khác sẽ có thể xem, tác động đến báo cáo của bạn trên PowerBI.com. Họ có thể làm điều này trên mọi trình duyệt, kể cả thiết bị di động.

Bạn cũng có thể tạo ra các Dashboard báo cáo bằng dịch vụ PowerBI.com để hiển thị các điểm nổi bật từ báo cáo của mình. Và bạn cũng có thể refresh (làm mới) các báo cáo được chia sẻ với bạn.

Các công cụ trên có thể làm việc với nhau như thế nào?

Power Query và Power Pivot không cần cài đặt cả 2 cùng lúc để sử dụng. Chúng là những công cụ độc lập và bạn chỉ cần một trong số chúng hoặc cả 2 nếu bạn muốn.

Power Query có thể xử lý các dữ liệu lớn nhưng có cấu trúc đơn giản để đưa vào phân tích xử lý dữ liệu. Còn Power Pivot được sử dụng cho các mô hình dữ liệu phức tạp hơn và nó có chứa các tính toán mạnh mẽ hơn các hàm trên phần mềm Excel hay là Pivot Table.

Mặc dù ta có thể sử dụng các công cụ trên một cách hoàn toàn độc lập để sử dụng chúng tuỳ vào nhu cầu sử dụng của chúng ta. Power Pivot có chức năng để Import và làm sạch dữ liệu. Tuy nhiên mình khuyên các bạn là hãy giành công việc đó cho Power Query.

Sau khi dữ liệu được Load vào mô hình dữ liệu của Power Pivot thì bạn sẽ bắt đầu thiết lập các mối quan hệ và tạo ra các tính toán sử dụng hàm DAX.

Power BI là một công cụ hoàn toàn tách biệt với Power Query và Power Pivot. Power BI có nhiều tuỳ chọn kết nối hơn so với Power Query trong Excel. Power BI cũng cung cấp nhiều tuỳ chọn về trực quan hoá dữ liệu và bạn cũng có thể xuất bản báo cáo của mình lên PowerBI.com phục vụ tốt hơn cho việc chia sẻ báo cáo của bạn.

Tựu chung lại Power BI là một công cụ rất mạnh phục vụ tốt cho việc trực quan hoá báo cáo của bạn. Và nó tốt hơn rất nhiều trong việc này so với việc làm trên phần mềm Excel, một phần mềm mà đa phần tất cả chúng ta đều biết và yêu thích nó.

Dưới đây là bảng so sánh chức năng của các công cụ trên.

Ba công cụ mạnh mẽ trên có thể giúp bạn vượt qua giới hạn vật lý thông thường của Excel.

Power Query và Power Pivot là 2 công cụ được tích hợp sẵn vào trong Excel để ai cũng có thể bắt đầu khám phá khả năng và sức mạnh của chúng trong quá trình truy xuất, định hình và phân tích dữ liệu của họ.

Power BI Desktop sẽ giúp bạn có được các báo cáo rất ấn tượng, với tính trực quan cao. Ngoài ra việc Power BI Desktop có thể chia sẻ trên nhiều loại thiết bị cũng là một thứ mà mình rất ấn tượng với nó.

Đến đây bài viết chia sẻ về 3 công cụ Power Query, Power Pivot và Power BI Desktop chính thức kết thúc. Xin chào và hẹn gặp lại các bạn trong các bài chia sẻ khác.