Chuyên gia: William E. Youngdahl, Shail H. Patel, Megha R. Shah, Addison G. Sutton

"Pactum có thể đàm phán bất cứ điều gì con người có thể, sự khác biệt duy nhất là quy mô."
– Martin Rand, CEO và Đồng sáng lập Pactum AI

Martin Rand, CEO của Pactum AI, đối mặt với một thách thức quan trọng trong việc định hình lại cách các doanh nghiệp tiếp cận đàm phán mua sắm. Phương pháp truyền thống, nơi các đội ngũ mua sắm quản lý khối lượng lớn hợp đồng một cách thủ công, thường dẫn đến sự thiếu hiệu quả, đặc biệt với các nhà cung cấp không mang tính chiến lược. Trong khi các hợp đồng lớn hơn, mang tính chiến lược nhận được sự chú ý tập trung, một số lượng lớn các thỏa thuận giá trị thấp, khối lượng lớn thường ít được quan tâm, hoặc được quản lý bằng các điều khoản chung chung. Tình trạng này dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội cho cả hai bên, vì nhiều hợp đồng không tận dụng hết giá trị tiềm năng mà chúng có thể mang lại. Rand nhận thấy rằng những sự thiếu hiệu quả này không chỉ là một sự bất tiện nhỏ, mà còn đại diện cho những sai lầm, sự thiếu hiệu quả hoặc những sơ suất đáng kể trong quy trình đàm phán.

Rand nhận ra rằng, bất chấp cuộc chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ ở nhiều ngành công nghiệp, lĩnh vực đàm phán hợp đồng vẫn bị mắc kẹt trong các quy trình tốn thời gian và lặp đi lặp lại. Đối với các công ty quản lý hàng ngàn nhà cung cấp, việc đàm phán thủ công từng hợp đồng là không thực tế, đặc biệt là với các nhà cung cấp nhỏ hơn có chi tiêu hàng năm nằm trong phạm vi thấp. Nhóm này thường chiếm một phần lớn trong cơ sở nhà cung cấp, nhưng các đội ngũ mua sắm không dành nhiều sự quan tâm đến hợp đồng của các nhà cung cấp này do chi phí tương đối thấp cho mỗi giao dịch. Kết quả là, các hợp đồng này thường không được đàm phán kỹ lưỡng, dẫn đến bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa chi phí và cải thiện điều khoản. Kết cục là một kịch bản nơi các công ty không tối ưu hóa được các điều khoản, bỏ lỡ giá trị và tiêu tốn các nguồn lực lẽ ra có thể được sử dụng tốt hơn cho tăng trưởng chiến lược.

Hơn nữa, Pactum hình dung một tương lai khác cho việc đàm phán hợp đồng—một tương lai nơi trí tuệ nhân tạo có thể tự động hóa các quy trình thường lệ, lặp đi lặp lại này và giải phóng nguồn nhân lực để tập trung vào các thỏa thuận phức tạp hơn, có tác động lớn hơn. Tầm nhìn này đã dẫn đến việc tạo ra nền tảng đàm phán dựa trên AI của Pactum, nơi AI có thể xử lý một khối lượng lớn các hợp đồng đơn giản hơn bằng cách tương tác tự chủ với các nhà cung cấp. Điều này sẽ đảm bảo rằng các cuộc đàm phán được tiến hành hiệu quả đồng thời phù hợp với nhu cầu của cả hai bên. Bằng cách đó, Rand hy vọng sẽ biến những gì theo truyền thống là một trò chơi có tổng bằng không thành các thỏa thuận cùng có lợi, tận dụng khả năng xử lý lượng lớn dữ liệu và xác định các kết quả tối ưu của AI.

Tuy nhiên, trong khi lợi ích của việc tự động hóa như vậy là rõ ràng về mặt lý thuyết, những thách thức thực tế lại rất đáng kể. Việc đưa AI vào một không gian vốn từ lâu đã dựa vào tương tác của con người có nghĩa là Rand cần giải quyết những lo ngại về việc mất đi sự tiếp xúc cá nhân. Khía cạnh con người của việc đàm phán—thường liên quan đến việc xây dựng mối quan hệ và lòng tin—là điều khó có thể tái tạo thông qua các hệ thống tự động. Rand nhận thức được rằng một số nhà cung cấp, đặc biệt là những nhà cung cấp nhỏ hơn, có thể cảm thấy bị đánh giá thấp hoặc bị bỏ rơi bởi sự chuyển đổi sang đàm phán tự động. Nghiên cứu tình huống này được chuẩn bị bởi Giáo sư William E. Youngdahl và các ứng viên MGM Shail H. Patel, Megha R. Shah và Addison G. Sutton, chỉ nhằm mục đích thảo luận trong lớp học, và không nhằm mục đích chỉ ra sự quản lý hiệu quả hay không hiệu quả. Những nhận thức này có thể tạo ra sự phản kháng từ các nhà cung cấp có thể thích tương tác trực tiếp với đại diện con người hơn, hoặc lo sợ rằng họ không còn được coi là đủ quan trọng để được quan tâm cá nhân.

Những thách thức trong đàm phán hợp đồng truyền thống

Đàm phán hợp đồng truyền thống đặt ra những thách thức đáng kể cho các doanh nghiệp giám sát mạng lưới nhà cung cấp lớn và khối lượng thỏa thuận cao. Các đội ngũ mua sắm đã dành nhiều thời gian và nguồn lực đáng kể để xem xét và đàm phán các điều khoản hợp đồng, bất kể giá trị của hợp đồng. Cách tiếp cận này có nghĩa là các thỏa thuận giá trị thấp, khối lượng lớn, chiếm một phần đáng kể trong hoạt động mua sắm, đòi hỏi sự chú ý ngang bằng với các thỏa thuận chiến lược lớn hơn. Do đó, các đội ngũ thường bị quá tải, phân bổ các nguồn lực mà lẽ ra có thể thúc đẩy các sáng kiến chiến lược và tăng trưởng kinh doanh. Đối với các hợp đồng khối lượng lớn, giá trị thấp, các đội ngũ mua sắm thường dựa vào các điều khoản tiêu chuẩn hóa để quản lý khối lượng công việc, bỏ qua các cuộc đàm phán tùy chỉnh. Thực tiễn này khiến giá trị không được hiện thực hóa vì các hợp đồng này có thể đã được tối ưu hóa trong các lĩnh vực như giá cả, điều khoản giao hàng hoặc các điều kiện có lợi cho cả hai bên. Với hàng trăm hoặc hàng ngàn hợp đồng như vậy đang diễn ra, việc thiếu tối ưu hóa này đã trở thành một vấn đề liên tục, ảnh hưởng không chỉ đến lợi nhuận mà còn cả hiệu quả hoạt động trên các hoạt động mua sắm.

Hơn nữa, số lượng lớn hợp đồng đã tạo ra một tình thế tiến thoái lưỡng nan trong việc ưu tiên. Trong khi các đội ngũ mua sắm tập trung vào các thỏa thuận có rủi ro cao với các nhà cung cấp chiến lược, các thỏa thuận giá trị thấp hơn thường ít được chú ý. Việc phân loại này dẫn đến những khoảng trống trong quản lý hợp đồng, làm tăng nguy cơ về các điều khoản không nhất quán, bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm chi phí và có khả năng làm căng thẳng mối quan hệ với các nhà cung cấp nhỏ hơn. Trong một số trường hợp, những khoảng trống này làm tăng khả năng xảy ra tranh chấp hoặc không phù hợp với các tiêu chuẩn của công ty, càng làm căng thẳng thêm các nguồn lực mua sắm và ảnh hưởng đến tính liên tục hoạt động chung.

Các quy trình thủ công càng làm phức tạp thêm cách tiếp cận truyền thống đối với đàm phán hợp đồng. Thông thường, các quy trình này bao gồm một loạt các cuộc trao đổi qua lại giữa người mua và nhà cung cấp, với mỗi bên tìm cách hoàn thiện các điều khoản thông qua đàm phán trực tiếp. Mặc dù cần thiết, việc trao đổi qua lại thủ công này tỏ ra tốn nhiều công sức và thời gian. Các đội ngũ mua sắm phải dành nỗ lực đáng kể để quản lý từng cuộc đàm phán, bất kể giá trị của hợp đồng. Tính chất lặp đi lặp lại của các cuộc thảo luận này làm tăng khả năng xảy ra lỗi, thông tin sai lệch hoặc chậm trễ trong việc hoàn thiện hợp đồng, đặc biệt khi quản lý hàng trăm hoặc hàng ngàn thỏa thuận cùng một lúc.

Khả năng mở rộng nổi lên như một vấn đề quan trọng trong các quy trình thủ công này. Đối với các công ty có cơ sở nhà cung cấp lớn, việc đàm phán từng hợp đồng riêng lẻ ở quy mô lớn trở nên gần như không thể. Các đội ngũ mua sắm nhận thấy việc xử lý khối lượng đàm phán cần thiết là một thách thức, dẫn đến sự chậm trễ và tắc nghẽn hơn nữa. Do đó, các công ty thường phải recourir đến việc ban hành các hợp đồng chung, tiêu chuẩn cho các nhà cung cấp, điều này làm giảm cơ hội đàm phán các điều khoản tốt hơn và tạo ra cảm giác không hài lòng cho các nhà cung cấp có thể cảm thấy bị đánh giá thấp.

Một thách thức lớn khác liên quan đến việc thiếu linh hoạt trong các cuộc đàm phán truyền thống. Trong các ngành công nghiệp biến động nhanh, nơi điều kiện thị trường có thể thay đổi nhanh chóng, các công ty cần có khả năng đàm phán lại các điều khoản một cách nhanh chóng để ứng phó với những thay đổi về nhu cầu, giá cả hoặc động lực chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, các cuộc đàm phán hợp đồng truyền thống thường quá chậm để thích ứng với những thay đổi này. Bản chất thủ công, tốn nhiều công sức của quy trình khiến việc xoay vòng nhanh chóng trở nên khó khăn, khiến các công ty bị ràng buộc vào các điều khoản lỗi thời không còn phản ánh thực tế thị trường hiện tại. Sự cứng nhắc này hạn chế khả năng của công ty trong việc tận dụng các cơ hội mới nổi hoặc giảm thiểu rủi ro, cuối cùng ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Tốc độ chậm chạp của các cuộc đàm phán truyền thống cũng tạo ra sự chậm trễ trong việc hoàn thiện hợp đồng, điều này có tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của công ty. Các đội ngũ mua sắm thường thấy mình bị cuốn vào các cuộc thảo luận kéo dài về các điều khoản tương đối tiêu chuẩn, những điều khoản này lẽ ra có thể được giải quyết nhanh chóng hơn. Những sự chậm trễ này không chỉ ảnh hưởng đến quy trình làm việc nội bộ mà còn làm căng thẳng mối quan hệ với các nhà cung cấp, những người có thể mong đợi thời gian xử lý nhanh hơn. Trong các ngành công nghiệp nơi tốc độ và khả năng đáp ứng là yếu tố quan trọng để duy trì lợi thế cạnh tranh, việc không thể hoàn thiện các thỏa thuận một cách kịp thời đã dẫn đến mất cơ hội và tăng sự thất vọng cho cả hai bên.

Nhìn chung, đàm phán hợp đồng truyền thống phải đối mặt với nhiều thách thức cản trở khả năng hoạt động hiệu quả và cạnh tranh của một công ty. Từ bản chất tốn thời gian của các cuộc đàm phán thủ công đến khó khăn trong việc mở rộng quy trình và thiếu linh hoạt trong việc ứng phó với những thay đổi của thị trường, các doanh nghiệp ngày càng thấy khó khăn hơn trong việc quản lý hiệu quả các thỏa thuận với nhà cung cấp của mình. Sự thiếu hiệu quả trong quản lý thời gian, không có khả năng tối ưu hóa các điều khoản ở quy mô lớn và nguy cơ làm căng thẳng mối quan hệ với nhà cung cấp đã làm nổi bật nhu cầu về một phương pháp tiếp cận hợp lý hơn, phương pháp tiếp cận hợp đồng có thể giải quyết những thách thức này đồng thời giải phóng nguồn lực cho các hoạt động chiến lược hơn.

Pactum

Được thành lập vào năm 2019 bởi Kaspar Korjus, Martin Rand và Kristjan Korjus, Pactum, có trụ sở tại Mountain View, California, với các hoạt động tại Estonia, đã tìm cách giải quyết sự thiếu hiệu quả trong đàm phán kinh doanh bằng AI. Những người sáng lập đã hình dung ra một tương lai nơi trí tuệ nhân tạo có thể thay đổi căn bản cách các công ty xử lý các cuộc đàm phán của họ, cho phép họ chuyển từ các quy trình thủ công sang một phương pháp tiếp cận tự động, hợp lý hơn. Mục tiêu chính của họ là "tăng cường khả năng đàm phán và AI cũng như mở rộng quy mô hoạt động."² Sự tập trung chiến lược này đã định vị Pactum như một giải pháp có thể định nghĩa lại việc đàm phán với nhà cung cấp thông qua công nghệ.

Để hỗ trợ tầm nhìn này, Pactum đã huy động được 1,15 triệu đô la trong vòng tài trợ tiền hạt giống (pre-seed funding), nhấn mạnh tiềm năng giảm thiểu sự thiếu hiệu quả trong quy trình đàm phán. Những người sáng lập đã xác định rằng việc ký kết hợp đồng truyền thống thường khiến các công ty mất từ 17% đến 40% giá trị trong các giao dịch của họ do sự thiếu hiệu quả và bỏ lỡ cơ hội. Họ nhận thấy một nhu cầu thị trường rõ ràng cho một hệ thống có thể đánh giá các điều khoản hợp đồng và tìm ra các giải pháp cùng có lợi thông qua tự động hóa, đảm bảo kết quả công bằng và hiệu quả hơn cho tất cả các bên liên quan.

Pactum tập trung vào một điểm yếu cụ thể trên thị trường: khoảng 80% các thỏa thuận thương mại có xu hướng có khối lượng lớn nhưng giá trị thấp. Những hợp đồng này, thường liên quan đến các nhà cung cấp tầm trung và nhỏ lẻ (mid-tail and long-tail suppliers), tốn nhiều công sức và thời gian để đàm phán. Nhiều nhà cung cấp trong số này, với chi tiêu hàng năm dao động từ 2.000 đến 200.000 đô la, quá nhỏ để đảm bảo các nguồn lực đàm phán sâu rộng. Do đó, các công ty thường chấp nhận các thỏa thuận dưới mức tối ưu, bỏ lỡ cơ hội tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp và đối mặt với sự không nhất quán trong các điều khoản hợp đồng.³ Hệ thống dựa trên AI của Pactum nhằm giải quyết vấn đề này, cho phép các công ty đạt được tiết kiệm bằng cách tự động hóa các cuộc đàm phán thường lệ này.

Đồng sáng lập Kaspar Korjus nhấn mạnh mục tiêu tạo ra các kết quả cân bằng trong đàm phán: "Đây là những tình huống mà một bên không thể hưởng lợi thêm nếu không ảnh hưởng tiêu cực đến bên kia. Con đường thẳng nhất để đạt được các tình huống tối ưu Pareto bao gồm việc thừa nhận và ưu tiên giá trị lợi ích của bên kia."⁴ Trong bối cảnh đàm phán mua hàng, tình huống tối ưu Pareto xảy ra khi không bên nào có thể cải thiện kết quả của mình mà không gây bất lợi cho bên kia. Cách tiếp cận này tìm cách cân bằng hiệu quả với sự công bằng, đảm bảo rằng cả công ty và nhà cung cấp của họ đều thu được lợi ích từ quy trình đàm phán.

Là một công ty mới giới thiệu một khái niệm đổi mới, Pactum cần chứng minh tính hiệu quả thực tế của giải pháp AI của mình. Vào tháng 3 năm 2020, công ty bắt đầu một chương trình thí điểm ba tháng với Walmart, nhằm chứng minh rằng AI có thể mang lại giá trị đáng kể bằng cách tự động hóa các cuộc đàm phán. Walmart phải đối mặt với thách thức quản lý hợp đồng với hơn 100.000 nhà cung cấp, khiến việc dành thời gian và nguồn lực để đàm phán với từng nhà cung cấp là không thể. Do những hạn chế này, hơn 20% nhà cung cấp của Walmart đã ký các hợp đồng chung, không thể đàm phán, không phải lúc nào cũng phản ánh các điều khoản tốt nhất có thể. Chương trình thí điểm tập trung vào các mặt hàng không dùng để bán lại, chẳng hạn như "...dịch vụ đội xe, xe đẩy hàng và các thiết bị khác được sử dụng trong các cửa hàng bán lẻ — và không phải là sản phẩm bán cho khách hàng của Walmart."⁵ Bằng cách nhắm mục tiêu vào các hợp đồng có rủi ro thấp hơn này, chương trình thí điểm đã thử nghiệm cách AI có thể xử lý các cuộc đàm phán một cách hiệu quả, cải thiện các điều khoản mà không chịu áp lực từ các kết quả có rủi ro cao.

Năm 2021, Pactum thu hút thêm sự chú ý, huy động được khoản đầu tư 20 triệu đô la từ Maersk, một công ty hàng đầu toàn cầu về vận tải biển. Maersk phải đối mặt với những thách thức đáng kể trong việc quản lý đàm phán hợp đồng với hàng ngàn nhà cung cấp trong bối cảnh thị trường vận tải biến động. Những thay đổi nhanh chóng về nhu cầu, hoạt động cảng biển thay đổi và nhu cầu điều chỉnh nhanh chóng các điều khoản hợp đồng khiến các phương pháp đàm phán truyền thống trở nên không bền vững. Maersk hợp tác với Pactum để tận dụng AI trong việc quản lý những biến động này, cho phép công nghệ can thiệp vào các tình huống "...xảy ra điều gì đó không lường trước được — như nhu cầu không lường trước được hoặc một con tàu di chuyển đến một cảng mới, hoặc phải đàm phán lại các thỏa thuận dài hạn theo giá giao ngay, hoặc giá giao ngay theo thỏa thuận dài hạn, những việc này cần được thực hiện cực kỳ nhanh chóng."⁶

Đàm phán với các Agent của Pactum

Việc đàm phán được thực hiện thông qua một cổng thông tin kết nối agent AI, còn được gọi là bot, với nhà cung cấp. Cổng này cho phép kết nối 24/7 và cho phép các agent AI tận dụng dữ liệu cá nhân và kiến thức chuyên môn của họ để đạt được kết quả công bằng cho cả hai bên. Pactum sử dụng Xử lý Ngôn ngữ Tự nhiên (Natural Language Processing), cho phép nó tạo ra

ngôn ngữ giống con người trong quá trình đàm phán. Loại xử lý này cho phép AI diễn giải thông tin, nhận biết ý định của các bên đàm phán và phát triển các phản hồi phù hợp. Nó được cho là có thể sử dụng Phân tích Cảm xúc (Sentiment Analysis) để đánh giá giọng điệu của một tin nhắn để phản hồi một cách thích hợp và điều chỉnh chiến lược. Cổng thông tin được chia thành hai phần, một cho Nhà cung cấp và một cho Khách hàng. (Xem Phụ lục 2).

Người mua có thể truy cập cổng thông tin để xem xét và điều chỉnh các thông số đàm phán trước khi gửi các điều khoản của họ. Quá trình này bao gồm việc đặt ra các mục tiêu cụ thể và các sự đánh đổi chấp nhận được mà AI sẽ sử dụng trong quá trình đàm phán. Hệ thống cho phép người mua tập trung vào các quyết định chiến lược, chẳng hạn như đặt phạm vi giá tối ưu, điều khoản thanh toán và các chi tiết hợp đồng khác, trong khi để AI thực hiện các công việc chiến thuật. Trong một số trường hợp, toàn bộ quy trình đàm phán được AI quản lý mà người mua không cần can thiệp trực tiếp. Cách tiếp cận này cho phép người mua tiết kiệm thời gian và duy trì sự giám sát trong khi AI xử lý các tương tác hàng ngày, tự động hóa các cuộc đàm phán thường lệ cho các hợp đồng nhỏ hơn và giải phóng các nhà đàm phán con người cho các giao dịch phức tạp hơn.

Sau khi người mua hoàn tất và phê duyệt các điều khoản, họ có thể gửi một liên kết cho nhà cung cấp, đưa ra lời mời bắt đầu đàm phán theo tốc độ của riêng họ. Sự linh hoạt này là một lợi thế đáng kể, cho phép các nhà cung cấp tham gia vào quy trình đàm phán theo lịch trình của họ, điều này đặc biệt có lợi cho những người ở các múi giờ khác nhau hoặc có lịch làm việc khác nhau. Bằng cách cho phép các nhà cung cấp bắt đầu quy trình vào thời điểm thuận tiện, hệ thống nhằm mục đích làm cho các cuộc đàm phán trở nên suôn sẻ và dễ tiếp cận hơn, giảm bớt sự qua lại thường liên quan đến việc lên lịch các cuộc họp truyền thống.

Các nhà cung cấp tương tác trực tiếp với một đại diện AI đóng vai trò là người liên lạc cho người mua. AI giao tiếp thông qua một giao diện chatbot, được thiết kế để duy trì giọng điệu tôn trọng và nhất quán trong suốt quá trình đàm phán (Xem Phụ lục 1). Không giống như các nhà đàm phán con người, AI không bị ảnh hưởng bởi các phản ứng cảm xúc hoặc các cuộc trao đổi căng thẳng, đảm bảo mức độ trung lập và chuyên nghiệp trong mọi tương tác. Cách tiếp cận này cho phép bot đưa ra các điều khoản và đề xuất các ưu đãi có thể thu hút nhà cung cấp, giúp họ hiểu rõ hơn về các chi tiết và mục tiêu của cuộc đàm phán. Sự nhất quán của AI trong giao tiếp đảm bảo rằng không có chi tiết nào bị bỏ qua, mang lại trải nghiệm rõ ràng và dễ đoán cho các nhà cung cấp. Người mua sử dụng chế độ xem doanh nghiệp để theo dõi chi tiêu và các cuộc đàm phán của họ (Xem Phụ lục 3).

Chatbot AI được lập trình đặc biệt để tạo ra các thỏa thuận cùng có lợi thay vì theo đuổi kết quả có tổng bằng không. Mục tiêu của nó là cân bằng nhu cầu của cả người mua và nhà cung cấp, hướng tới các thỏa thuận mang lại giá trị cho cả hai bên. AI có thể xác định các cơ hội nhượng bộ hoặc điều chỉnh có thể cải thiện thỏa thuận cho nhà cung cấp, chẳng hạn như đề xuất các điều khoản thanh toán tốt hơn để đổi lấy việc giảm giá. Sự tập trung vào các kết quả hợp tác này khiến AI trở thành một đối tác đàm phán hấp dẫn hơn đối với các nhà cung cấp, thúc đẩy sự tin cậy và quan hệ đối tác lâu dài, đồng thời nâng cao hiệu quả chung của quy trình đàm phán.⁷ Sau khi đàm phán kết thúc, chatbot hoàn tất kết quả và thông báo cho các nhà cung cấp, sau đó người mua có thể xem xét cuộc đàm phán và thực hiện giao dịch mua của họ.

Chương trình thí điểm của Walmart

Vào năm 2019, Walmart bắt đầu tự động hóa các cuộc đàm phán mua sắm cho các nhà cung cấp cuối chuỗi thông qua một thỏa thuận cấp phép với Pactum AI. Sáng kiến này nhằm mục đích nâng cao hiệu quả trong việc quản lý tương tác với các nhà cung cấp nhỏ hơn. Ban đầu bị trì hoãn bởi đại dịch COVID-19, dự án đã được khôi phục vào tháng 1 năm 2021 dưới sự lãnh đạo của Michael DeWitt tại Walmart International. Giai đoạn đầu tiên của dự án liên quan đến việc thử nghiệm công nghệ của Pactum trong một môi trường được kiểm soát để hiểu rõ khả năng của nó. Sau giai đoạn này, Walmart đã triển khai một chương trình thí điểm ba tháng tại Canada. Chương trình thí điểm đã thu hút 89 nhà cung cấp và nhiều bên liên quan nội bộ, cung cấp một bài kiểm tra thực tế về khả năng đàm phán của AI trong một môi trường thực tế.⁸

Quản lý hơn 100.000 nhà cung cấp, Walmart phải đối mặt với những thách thức đáng kể trong hoạt động mua sắm của mình. Số lượng lớn và sự phức tạp của các thỏa thuận với nhà cung cấp thường khiến các hợp đồng giá trị thấp không được quan tâm đầy đủ, dẫn đến sự thiếu hiệu quả. Khoảng 20% các nhà cung cấp này đã ký các hợp đồng chung, không thể đàm phán, điều này dẫn đến bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa các điều khoản hợp đồng. Mặc dù cách tiếp cận này đơn giản hóa các quy trình trong ngắn hạn, nó cũng hạn chế tiềm năng cho các thỏa thuận có thể mang lại lợi ích cho cả Walmart và các nhà cung cấp của họ. Dự án tự động hóa với Pactum AI đặc biệt nhắm vào những sự thiếu hiệu quả này, nhằm mục đích hợp lý hóa các cuộc đàm phán với các nhà cung cấp nhỏ hơn và cải thiện việc quản lý hợp đồng tổng thể.⁹

Chương trình thí điểm tập trung vào việc đạt được lợi tức đầu tư tích cực bằng cách đàm phán thành công với ít nhất 20% các nhà cung cấp mục tiêu, cụ thể là những nhà cung cấp cung cấp hàng hóa không dùng để bán lại như thiết bị cửa hàng và dịch vụ nội bộ. Walmart tìm cách cải thiện lịch trình thanh toán và cung cấp cho các nhà cung cấp cơ hội điều chỉnh các điều khoản chấm dứt hợp đồng để đổi lấy các điều khoản thanh toán và chiết khấu tốt hơn. Bằng cách tập trung vào các hợp đồng không liên quan đến hàng hóa bán trực tiếp cho khách hàng, chương trình thí điểm nhằm tạo ra một môi trường được kiểm soát để thử nghiệm khả năng đàm phán của AI. Hệ thống tự động giải quyết các thỏa thuận thường bị bỏ qua do giá trị thấp hơn, nơi quy mô và khối lượng khiến các cuộc đàm phán cá nhân của con người trở nên không thực tế.¹⁰

Một thách thức đáng kể liên quan đến việc đào tạo AI để xử lý các tình huống đàm phán đa dạng đồng thời phù hợp với nhu cầu cụ thể của Walmart. Đội ngũ của Pactum phải đảm bảo rằng chatbot có thể diễn giải các mục tiêu đàm phán của Walmart, hiểu các sự đánh đổi chấp nhận được và nhận ra các điểm không thể nhượng bộ (deal-breakers). Quá trình này đòi hỏi đầu vào sâu rộng từ cả các chuyên gia mua sắm của Walmart và các chuyên gia của Pactum. Thông qua các kịch bản đào tạo có cấu trúc, bot đã học cách mô phỏng các cuộc đàm phán trong thế giới thực, tập trung vào các khía cạnh chính như lịch trình thanh toán và chiết khấu thanh toán sớm. Khi AI tham gia vào nhiều cuộc đàm phán hơn, nó liên tục tinh chỉnh các chiến lược của mình dựa trên dữ liệu thu thập được từ mỗi tương tác. Quá trình học lặp đi lặp lại này đã giúp AI trở nên hiệu quả hơn trong việc xác định các mẫu và tối ưu hóa kết quả cho cả Walmart và các nhà cung cấp của mình.¹¹

Việc tích hợp Pactum AI vào các quy trình mua sắm hiện tại của Walmart đòi hỏi nhiều hơn là các điều chỉnh kỹ thuật; nó đòi hỏi sự phối hợp cẩn thận để điều chỉnh chatbot với các thực tiễn quản lý nhà cung cấp đã được thiết lập. Walmart cần đảm bảo AI hỗ trợ công việc của các đội ngũ mua sắm của mình mà không làm gián đoạn các hoạt động đang diễn ra. Điều này bao gồm việc xác định các loại hợp đồng mà nó sẽ quản lý và xác định nơi tự động hóa có thể mang lại giá trị lớn nhất. Ngoài ra, AI phải được tích hợp liền mạch với các hệ thống dữ liệu hiện có của Walmart để truy cập thông tin chính xác về mối quan hệ với nhà cung cấp và lịch sử hợp đồng, điều này rất quan trọng cho các quyết định đàm phán sáng suốt. Khi Walmart mở rộng quy mô hệ thống AI của mình ra ngoài giai đoạn thí điểm, nhu cầu phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban khác nhau, bao gồm cả các đội ngũ pháp lý và tuân thủ, càng trở nên quan trọng hơn.¹²

Chương trình thí điểm với Pactum AI đã mang lại kết quả vượt quá mong đợi ban đầu của Walmart. Chương trình này nhắm đến tỷ lệ tương tác 20% với các nhà cung cấp, nhưng hệ thống AI đã đạt được tỷ lệ 64%, cho thấy hiệu quả của nó trong việc xử lý các tình huống đàm phán đa dạng. Về mặt tài chính, chương trình thí điểm đã tiết kiệm trung bình 1,5% trên các hợp đồng được đàm phán và kéo dài thời hạn thanh toán thêm khoảng 35 ngày, giúp cải thiện dòng tiền. Phản hồi từ các nhà cung cấp cho thấy 83% nhận thấy hệ thống AI dễ sử dụng, đặc biệt đánh giá cao khả năng đưa ra đề nghị đối ứng. Tính năng này cho phép các nhà cung cấp cảm thấy kiểm soát nhiều hơn đối với quy trình đàm phán, vì họ có thể dành thời gian để xem xét các điều khoản và phản hồi mà không cảm thấy bị thúc ép. Nhiều nhà cung cấp ban đầu tiếp cận hệ thống dựa trên AI với sự hoài nghi, nhưng họ đã báo cáo những trải nghiệm tích cực, lưu ý rằng sự tương tác nhất quán và tính minh bạch do AI cung cấp khiến họ cảm thấy được lắng nghe và coi trọng trong suốt quá trình. Những kết quả này đã chứng minh tiềm năng ứng dụng rộng rãi hơn của AI trong chiến lược mua sắm của Walmart, mở đường cho việc tích hợp sâu hơn các công cụ đàm phán tự động.¹³

Chương trình thí điểm của Maersk

Vào năm 2020, Maersk, một công ty lớn trong lĩnh vực logistics toàn cầu và vận tải container, phải đối mặt với những thách thức ngày càng tăng trong việc tối ưu hóa các quy trình mua sắm của mình, đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ vận tải. Theo truyền thống, công ty dựa vào các hợp đồng dài hạn và các thỏa thuận giá giao ngay (spot-rate) đột xuất, nhưng các phương pháp này gặp khó khăn trong việc theo kịp sự phức tạp ngày càng tăng của logistics hiện đại. Các yếu tố như kích thước, trọng lượng và tính chất của hàng hóa vận chuyển, bao gồm cả vật liệu nguy hiểm, đã thêm các lớp phức tạp khiến việc quản lý hàng ngàn nhà cung cấp ngày càng trở nên khó khăn. Như Lucas Rulff, người đứng đầu bộ phận mua sắm kỹ thuật số của Maersk, đã nói: "Khái niệm mua dịch vụ vận tải đường bộ về mặt lý thuyết khá đơn giản... nhưng ngay khi bạn bắt đầu nghĩ về sản phẩm và độ nặng của nó... nó trở nên khá phức tạp."¹⁴ Để giải quyết những thách thức này, Maersk đã hợp tác với Pactum vào năm 2020, khởi động một chương trình thí điểm nhằm mục đích đưa đàm phán dựa trên AI vào quy trình mua sắm của họ. Pactum chuyên sử dụng trí tuệ nhân tạo để tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình đàm phán, đặc biệt là cho các doanh nghiệp lớn.

Chương trình thí điểm tập trung vào một lĩnh vực đặc biệt thách thức đối với Maersk: đàm phán giá giao ngay. Không giống như các hợp đồng dài hạn, vốn mang lại một mức độ ổn định và khả năng dự đoán nhất định, các thỏa thuận giá giao ngay cần được sắp xếp nhanh chóng để giải quyết các nhu cầu tức thời, thường không thể đoán trước. Các cuộc đàm phán này thường được tiến hành khi Maersk yêu cầu các dịch vụ vận tải khẩn cấp, ví dụ, khi cần di chuyển container từ cảng đến một điểm đến nội địa hoặc đảm bảo thêm năng lực do những thay đổi đột ngột về nhu cầu. Vì các thỏa thuận này được thực hiện trong thời gian ngắn, chúng đòi hỏi việc ra quyết định nhanh chóng và giao tiếp qua lại nhanh chóng giữa Maersk và các nhà cung cấp của mình.

Đối với đội ngũ mua sắm của Maersk, việc quản lý các cuộc đàm phán giá giao ngay giống như việc chữa cháy liên tục. Mỗi ngày, các thành viên trong đội phải xoay xở với nhiều cuộc đàm phán khẩn cấp, mỗi cuộc đều có những biến số và áp lực thời gian riêng. Những việc này bao gồm đánh giá trọng lượng và kích thước của hàng hóa, đánh giá điều kiện thị trường và phản ứng với sự sẵn có của các dịch vụ vận tải. Mặc dù Maersk sở hữu một lượng lớn dữ liệu về các mức giá trong quá khứ, hiệu suất của nhà cung cấp và xu hướng thị trường, bản chất gấp rút của các thỏa thuận giá giao ngay có nghĩa là các chuyên gia mua sắm thường không thể tận dụng hết thông tin này. Thay vào đó, họ bị mắc kẹt trong việc ứng phó với các nhu cầu tức thời mà không có thời gian để phân tích kỹ lưỡng dữ liệu quá khứ hoặc xác định các mức giá tối ưu. Việc thiếu phân tích dữ liệu có cấu trúc này thường dẫn đến bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm chi phí hoặc cải thiện các điều khoản.¹⁵

Chương trình thí điểm với Pactum nhằm giải quyết những sự thiếu hiệu quả này bằng cách nhúng AI vào quy trình đàm phán. Mục tiêu là chuyển từ các quyết định phản ứng, vội vàng sang một phương pháp tiếp cận chủ động hơn, nơi AI có thể phân tích các bộ dữ liệu lớn, đề xuất mức giá ban đầu và thậm chí đề xuất các đề nghị đối ứng dựa trên các xu hướng lịch sử và điều kiện thị trường theo thời gian thực. Hệ thống dựa trên AI nhằm tự động hóa các khía cạnh tẻ nhạt của các cuộc đàm phán này, chẳng hạn như xem xét các thỏa thuận trong quá khứ và xác định các điều khoản thuận lợi, từ đó cho phép các chuyên gia mua sắm của Maersk tập trung sự chú ý của họ vào việc ra quyết định chiến lược hơn. Bằng cách tích hợp công nghệ của Pactum, Maersk hy vọng không chỉ hợp lý hóa quy trình đàm phán giá giao ngay của mình mà còn khai phá giá trị có thể bị bỏ lại trên bàn đàm phán do những hạn chế về thời gian và khối lượng giao dịch hàng ngày.¹⁶

Một trong những khía cạnh có tư duy tiến bộ hơn của chương trình thí điểm là việc khám phá các cuộc đàm phán "bot-to-bot" (bot với bot). Khái niệm này hình dung một tương lai nơi các hệ thống AI có thể xử lý cả hai phía của quy trình đàm phán — phía Maersk và phía các nhà cung cấp của họ — cho phép trao đổi tự động, liền mạch các đề nghị và đề nghị đối ứng. Cách tiếp cận này hứa hẹn sẽ làm cho các cuộc đàm phán gần như tức thời, vì các công cụ AI sẽ có thể phản ứng với những thay đổi trong điều kiện thị trường, chẳng hạn như giá cả hàng hóa biến động, mà không có sự chậm trễ thường đi kèm với tương tác của con người. Tiềm năng của cách tiếp cận này nằm ở khả năng tối đa hóa hiệu quả đồng thời đảm bảo rằng cả hai bên của cuộc đàm phán đều được hưởng lợi từ những hiểu biết dựa trên dữ liệu.

Mặc dù hệ thống AI cho thấy tiềm năng đáng kể, Maersk phải đảm bảo rằng việc chuyển đổi sang quy trình kỹ thuật số không tạo ra xích mích với các nhà cung cấp của mình. Đội ngũ mua sắm ban đầu lo ngại các nhà cung cấp có thể phản đối sự thay đổi, thích sự tiếp xúc cá nhân của các cuộc đàm phán qua điện thoại hơn. Tuy nhiên, quy trình kỹ thuật số có cấu trúc nhanh chóng tỏ ra thuận tiện hơn cho các nhà cung cấp. Thay vì nhận nhiều cuộc gọi điện thoại trong ngày, các nhà cung cấp tương tác với một liên kết kỹ thuật số duy nhất, được tổ chức tốt, cho phép họ phản hồi các đề nghị theo lịch trình của mình. Cách tiếp cận hợp lý này đã giảm bớt gánh nặng hành chính cho các nhà cung cấp và cho phép họ tham gia hiệu quả hơn vào quy trình đàm phán, cuối cùng cải thiện sự hài lòng của họ. Ngoài việc cải thiện hiệu quả đàm phán, giải pháp AI còn mang lại cơ hội tích hợp các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn, chẳng hạn như tính bền vững. Là một phần của quy trình đàm phán, Maersk đã đưa vào các câu hỏi về các hoạt động Môi trường, Xã hội và Quản trị (ESG) của các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp được mời chia sẻ thông tin về các nỗ lực bền vững của họ, chẳng hạn như sử dụng nhiên liệu thân thiện với môi trường hoặc thực hiện các chương trình bù đắp carbon. Việc tích hợp các cân nhắc ESG này cho phép Maersk thu thập dữ liệu có giá trị mà không làm tăng thêm đáng kể thời gian cho quy trình đàm phán, nâng cao hơn nữa giá trị của giải pháp AI.

Vào thời điểm chương trình thí điểm kết thúc, kết quả đã cho thấy đủ hứa hẹn để Maersk tiến tới quan hệ đối tác lâu dài với Pactum. Hệ thống AI đã chứng tỏ khả năng quản lý các cuộc đàm phán phức tạp, giảm đáng kể nỗ lực thủ công cần thiết từ đội ngũ mua sắm của Maersk đồng thời mang lại kết quả tốt hơn. Nó cũng đặt nền móng cho một tương lai nơi tự động hóa có thể đóng vai trò trung tâm trong việc chuyển đổi ngành công nghiệp logistics. Đối với Maersk, mối quan hệ đối tác này không chỉ xác nhận tiềm năng của đàm phán dựa trên AI mà còn đặt ra một tiêu chuẩn mới về cách công nghệ có thể được sử dụng để thúc đẩy hiệu quả, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp và đạt được các mục tiêu chiến lược trong một ngành công nghiệp không ngừng phát triển.¹⁷

Vào tháng 7 năm 2024, sau khi nhận thấy thành công đáng kể với nền tảng của Pactum AI trong các quy trình đàm phán của mình, Maersk đã tham gia vào vòng tài trợ Series B trị giá 20 triệu đô la cho công ty. Bị ấn tượng bởi khả năng tối ưu hóa các cuộc đàm phán phức tạp của nền tảng, Maersk quyết định đầu tư cùng với nhà đầu tư chính Karma Ventures và các nhà đầu tư khác như 3VC, Atomico, Project A, SuperAngel và Portfolion. Nguồn vốn này nhằm mục đích đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng của Pactum, tập trung vào việc mở rộng nghiên cứu và phát triển, cải thiện trải nghiệm người dùng và hỗ trợ Học viện Đàm phán Tự trị (Autonomous Negotiations Academy). Khoản đầu tư này đã nâng tổng số vốn huy động của Pactum AI lên 55 triệu đô la.¹⁸ **Bối cảnh phát triển của Pactum** Ngoài thành công ban đầu với Walmart và Maersk, Pactum đã có thêm nhiều khách hàng mới. Vodafone, một công ty hàng đầu trong lĩnh vực viễn thông với hơn 300 triệu khách hàng, đã áp dụng các cuộc đàm phán tự trị của Pactum để tăng cường kết nối với nhà cung cấp. Veritiv, một công ty Fortune 500 chuyên về các giải pháp đóng gói, in ấn và cơ sở vật chất, cũng đã tích hợp công nghệ của Pactum cho các cuộc đàm phán của mình, nhận ra tiềm năng của nó tại các sự kiện như Hội nghị thượng đỉnh điều hành toàn cầu 2024. Coupang, một công ty thương mại điện tử đang phát triển nhanh chóng, đã tận dụng khả năng của Pactum để tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp và đảm bảo các giao dịch tốt hơn. Ngoài ra, Genuine Cable Group đã sử dụng nền tảng của Pactum để quản lý tương tác với hàng ngàn nhà cung cấp, tạo điều kiện cho các kết nối suôn sẻ hơn trên các thị trường quốc tế. Wesco, một thực thể Fortune 500 khác trong lĩnh vực phân phối điện, đã gia nhập danh sách khách hàng của Pactum. Bất chấp những thành công này, Martin Rand và đội ngũ lãnh đạo của Pactum phải đối mặt với một số tình thế tiến thoái lưỡng nan và thách thức quan trọng sẽ định hình tương lai của họ khi họ tiếp tục mở rộng giải pháp đàm phán dựa trên AI của mình.

Một tình thế tiến thoái lưỡng nan đáng kể liên quan đến việc cân bằng giữa hiệu quả và khả năng mở rộng của các cuộc đàm phán tự động với việc duy trì các khía cạnh quan hệ trong quản lý nhà cung cấp. Khả năng của AI trong việc xử lý các cuộc đàm phán thường lệ, quy mô nhỏ mà không cần sự can thiệp của con người là một tài sản lớn cho các khách hàng như Walmart và Maersk, đặc biệt là trong việc quản lý các nhà cung cấp nhỏ lẻ (long-tail suppliers). Tuy nhiên, vẫn tồn tại nguy cơ một số nhà cung cấp có thể cảm thấy bị gạt ra ngoài lề do thiếu tương tác trực tiếp của con người, có khả năng ảnh hưởng đến các mối quan hệ lâu dài. Các nhà lãnh đạo của Pactum cần xác định cách bảo tồn lợi ích của tự động hóa đồng thời đảm bảo rằng các nhà cung cấp tiếp tục cảm thấy được coi trọng và gắn bó trong quy trình.

Việc mở rộng khả năng của AI để xử lý các kịch bản đàm phán phức tạp hơn và các danh mục nhà cung cấp đa dạng hơn đặt ra một thách thức khác. Mặc dù việc triển khai ban đầu cho các nhà cung cấp hạng trung và các danh mục như vận tải cho thấy kết quả đầy hứa hẹn, việc mở rộng quy mô công nghệ hơn nữa đòi hỏi phải tinh chỉnh chatbot để giải quyết các điều khoản hợp đồng phức tạp hơn và điều chỉnh nó cho phù hợp với các môi trường pháp lý đa dạng ở các khu vực khác nhau. Việc quản lý sự phức tạp này đòi hỏi phải điều chỉnh cẩn thận các chiến lược đàm phán của AI để duy trì tính nhất quán và hiệu quả trên các bối cảnh pháp lý và văn hóa khác nhau. Thách thức này bao gồm việc đảm bảo rằng AI có thể tích hợp liền mạch với nhiều hệ thống của khách hàng mà không làm tăng đáng kể chi phí triển khai hoặc trở nên quá phức tạp để người dùng vận hành.¹⁹

Việc giới thiệu các cuộc đàm phán bot-to-bot đặt ra một số thách thức, đặc biệt là khi các công ty như Maersk khám phá tiềm năng cải thiện tốc độ và hiệu quả đàm phán của nó. Mặc dù khái niệm này hứa hẹn tự động hóa cả hai phía của một cuộc đàm phán, cho phép các hệ thống AI trao đổi đề nghị và đề nghị đối ứng mà không cần sự can thiệp của con người, nó cũng làm dấy lên những lo ngại về sự tin cậy, tính minh bạch và động lực quan hệ. Một thách thức chính nằm ở việc đảm bảo rằng các hệ thống AI duy trì sự công bằng và tuân thủ các yêu cầu pháp lý trên các thị trường khác nhau. Khách hàng và nhà cung cấp của họ sẽ cần tin tưởng rằng các hệ thống tự động này có thể diễn giải chính xác các điều khoản đàm phán và xem xét các sắc thái của các hợp đồng khác nhau. Ngoài ra, việc chuyển sang đàm phán bot-to-bot có thể làm tăng những lo ngại về quyền riêng tư dữ liệu và khả năng thiên vị thuật toán, vì các công ty lo lắng về cách AI có thể xử lý thông tin nhạy cảm hoặc điều chỉnh các chiến lược đàm phán. Điều này có thể đặc biệt có vấn đề trong các ngành công nghiệp nơi các mối quan hệ và sự tin cậy đóng vai trò quan trọng trong các quan hệ đối tác lâu dài. Mặc dù Maersk thấy ý tưởng này hấp dẫn vì khả năng quản lý những thay đổi nhanh chóng của thị trường, chẳng hạn như nhu cầu biến động hoặc thay đổi các tuyến vận tải, việc áp dụng rộng rãi hơn ở các ngành công nghiệp khác có thể chậm hơn. Nhiều công ty có thể chống lại một phương pháp tiếp cận hoàn toàn tự động, thích một mô hình kết hợp giám sát của con người với khả năng của AI để duy trì sự tiếp xúc cá nhân trong các cuộc đàm phán. Việc thuyết phục các doanh nghiệp hoàn toàn chấp nhận đàm phán bot-to-bot sẽ đòi hỏi phải chứng minh rằng nó có thể sánh ngang với khả năng thích ứng, sự công bằng và giá trị quan hệ mà các nhà đàm phán con người mang lại. Việc chấp nhận rộng rãi có thể sẽ phụ thuộc vào bối cảnh ngành, môi trường pháp lý và mức độ mà các công ty ưu tiên tốc độ và hiệu quả hơn sự tham gia trực tiếp của con người trong các quy trình mua sắm của họ.

Áp lực cạnh tranh trong ngành AI và tự động hóa đang phát triển nhanh chóng cũng đặt ra một thách thức đáng kể cho Pactum. Khi ngày càng nhiều công ty nhận ra tiềm năng của AI trong việc tự động hóa các cuộc đàm phán và tối ưu hóa các quy trình mua sắm, mối đe dọa từ những người mới tham gia với các giải pháp tương tự hoặc tiên tiến hơn ngày càng lớn. Pactum cần tạo sự khác biệt cho sản phẩm của mình bằng cách liên tục đổi mới và cải thiện khả năng thích ứng của AI, nâng cao trải nghiệm người dùng cho cả người mua và nhà cung cấp. Để duy trì vị trí dẫn đầu trong không gian này, việc Pactum tập trung vào việc mở rộng khả năng đồng thời duy trì sự đơn giản và hiệu quả sẽ rất quan trọng. Ngoài ra, ban lãnh đạo của Pactum phải giải quyết các cân nhắc đạo đức vốn đi kèm với việc triển khai AI trong các cuộc đàm phán. Những lo ngại về quyền riêng tư dữ liệu, tính minh bạch của thuật toán và khả năng thiên vị trong việc ra quyết định ngày càng trở nên phù hợp, đặc biệt là khi chatbot đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn trong việc quản lý các mối quan hệ với nhà cung cấp. Việc đảm bảo AI hoạt động công bằng và minh bạch đòi hỏi Pactum phải thực hiện các biện pháp bảo vệ nhằm bảo vệ lợi ích của cả người mua và lợi ích của nhà cung cấp. Bằng cách đối mặt trực tiếp với những thách thức đạo đức này, Pactum nhằm mục đích xây dựng niềm tin với người dùng và tạo dựng danh tiếng về việc triển khai AI có trách nhiệm trong ngành.

Những tình thế tiến thoái lưỡng nan và thách thức này đã xác định con đường phía trước của Pactum khi họ mở rộng quy mô giải pháp, tích hợp với nhiều khách hàng hơn và điều hướng sự phức tạp của thị trường đàm phán dựa trên AI. Đội ngũ lãnh đạo cần phải đạt được sự cân bằng tinh tế giữa hiệu quả của tự động hóa và các sắc thái của tương tác con người, đồng thời luôn để mắt đến sự đổi mới và triển khai công nghệ có đạo đức. Kết quả của những nỗ lực này cuối cùng sẽ quyết định khả năng duy trì tính cạnh tranh và định hình tương lai của ngành mua sắm thông qua AI.

Thông tin về tác giả
MSc. Nguyễn Minh Ngọc - Supply Chain & Data Analytics Experts