1. Cách điều hướng giao diện Excel.

Một khởi đầu tốt là học cách điều hướng giao diện của Excel 1 cách hiệu quả. Vì thế chúng ta sẽ bắt đầu với những điều cơ bản nhất như sau.

Khi bạn nhập dữ liệu vào Excel, bạn có thể sử dụng phím Tab để di chuyển đến ô tiếp theo trong cột bên phải.

Phím Enter được sử dụng để di chuyển xuống dòng ngay phía dưới. Nếu như bạn vừa sử dụng phím Tab để di chuyển giữa các cột thì nếu muốn xuống ô đầu tiên của dòng dưới thì bạn chỉ cần ấn Enter để điều hướng là được.

Bằng việc giữ phím Ctrl sau đó ấn các phím mũi tên Lên, Xuống, Trái hoặc Phải sẽ giúp bạn di chuyển tới ô cuối cùng được sử dụng trong hướng đó.

Điều này sẽ rất hiệu quả khi bạn muốn điều hướng trong 1 khối dữ liệu lớn trong Excel.

Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl và phím Home, bạn có thể đi tới ô đầu tiên bên tay trái của vùng dữ liệu.

2. Tìm hiểu một số phím tắt hữu ích

Cách tốt nhất để tăng tốc công việc Excel hàng ngày của bạn là tìm hiểu một số phím tắt hữu ích trong Excel.

Nếu bạn là người mới bắt đầu, hãy bắt đầu bằng cách học các phím tắt chung.

Những phím tắt rất đơn giản mà bạn nên học và ghi nhớ như Ctrl + C và Ctrl + V để sao chép và dán dữ liệu.

Bạn cũng có thể hoàn tác (Undo) 1 thao tác với phím tắt Ctrl + Z. Ngoài ra nếu như bạn muốn thực hiện lại 1 thao tác (Redo) thì bạn có thể sử dụng phím tắt là Ctrl + Y.

Trên đây là những phím tắt rất đơn giản trong Excel mà bạn có thể học và tích luỹ ngay từ lúc này.

Bạn nên nhớ rằng không cần phải cố ôm đồm học tất cả các phím tắt trong Excel vì điều này là điều không cần thiết. Chỉ khi bạn thực hành và làm nhiều thì bạn sẽ tự nhớ được phím tắt đó. Vì thế hãy cố học các phím tắt liên quan tới công việc hàng ngày của bạn, sau đó từ từ tích luỹ thêm.

3. Chức năng Freeze Panes

Tính năng tuyệt vời này sẽ giúp cho các tiêu đề và các nhãn khác của bạn luôn hiển thị khi bạn thực hiện việc cuộn bảng tính. Đây là một kỹ năng Excel cần thiết và bạn nhất thiết phải biết nó. Nhất là khi bạn đang sử dụng 1 bảng Excel có rất nhiều dòng và nếu không có tiêu đề thì bạn không thể biết từng ô dữ liệu trong từng dòng dữ liệu có ý nghĩa gì cả.

Các tiêu đề cho một bảng tính thường chỉ ở hàng trên cùng. Vì vậy, để đóng băng khu vực này. Bạn hãy nhấp vào View > Freeze Panes > Freeze Top Row.

Trong hình ảnh bên dưới, chúng ta đang nhìn vào hàng 1986 tuy nhiên dòng tiêu đề vẫn đang ở trên cùng.

Bạn có thể cố định bao nhiêu hàng và cột tuỳ ý.

Bạn hãy bấm vào ô đầu tiên sau các hàng và cột bạn muốn cố định. Ví dụ, nếu bạn muốn cố định 3 hàng và 1 cột, hãy nhấp vào ô B4.

Sau đó ta sẽ ấn View > Freeze Panes > Sau đó ta lựa chọn Freeze Panes.

Bây giờ khi bạn cuộn xuống, 3 hàng đầu tiên vẫn sẽ hiển thị. Và nếu bạn cuộn sang bên phải thì cột A vẫn hiển thị.

4. Học cách làm thế nào để Master các công thức Excel.

1 trong những cách chính để thành thạo Excel đó là làm chủ khả năng viết công thức trong Excel.

Vậy để học công thức này chúng ta sẽ bắt đầu từ đâu?

Đây là 1 câu hỏi mà rất nhiều bạn đã từng hỏi mình và câu trả lời của mình đó là bạn cần phải bắt đầu từ học những điều đơn giản nhất như kiểu dữ liệu trong Excel là gì?

Sau khi bạn đã nắm vững các kiểu dữ liệu của Excel thì bạn có thể bắt đầu tìm hiểu các phép tính, toán tử cơ bản trong Excel. Ví dụ như phép tính cộng, trừ, nhân, chia, luỹ thừa, …

Các toán tử so sánh trong Excel như =, <>, >=, <=, …

Sau khi bạn đã nắm chắc được các kiến thức cơ bản nhất như trên thì bạn có thể bắt đầu với các hàm thống kê đơn giản mà mình tin bất cứ ai sử dụng Excel cũng phải nắm chắc như SUM, AVERAGE, COUNT, COUNTA, COUNTBLANK, MIN, MAX, LARGE, SMALL.

Đọc đến đây bạn có thể thấy khá choáng ngợp vì mới chỉ căn bản đã có tới tận 8 hàm rồi, quá nhiều đúng không?

Thường thì các bạn sẽ sợ nhất việc không biết làm thế nào để nhớ hết các hàm và cú pháp của nó.

Ở đây mình sẽ chỉ cho các bạn 1 cách học mà mình đã áp dụng không chỉ cho bản thân mình mà còn cho hàng trăm học viên của mình nữa. Đó chính là bạn hãy học cách gom nhóm các hàm có cú pháp gần giống nhau hoặc giống nhau lại với nhau.

Sau đó bạn phải học chính xác xem các hàm đó làm được gì, các tham số được gợi ý trong Excel có ý nghĩa gì? Tiếp theo bạn mới tìm cách ứng dụng các hàm đã học được vào trong công việc thực tế, từ đó bạn mới có thể làm chủ được các hàm này.

Bạn nên nhớ rằng khi bạn cảm thấy thoải mái trong việc viết công thức, bạn có thể làm hầu hết mọi thứ. Bạn thậm chí có thể sử dụng các công thức để định nghĩa Conditional Formatting và nhiều chức năng khác của Excel.

Nếu bạn muốn học Excel qua Case Study thì bạn có thể ghé qua Fanpage của mình tại địa chỉ: https://www.facebook.com/TRADAEXCEL hoặc Fanpage của ERX Việt Nam tại địa chỉ: https://www.facebook.com/ERXVIETNAM

5. Tạo ra 1 danh sách Drop-Down đơn giản trong Excel

1 danh sách thả xuống (Drop-Down) đơn giản trên bảng tính có thể giúp nhập văn bản dễ dàng hơn nhiều và quan trọng hơn là đảm bảo văn bản chính xác theo ý muốn của chúng ta.

Để tạo một danh sách Drop Down thì chúng ta sẽ làm như sau.

Bước 1: Chọn phạm vi ô bạn muốn danh sách xuất hiện.

Bước 2: Nhấp vào Data > Data Validation.

Bước 3: Chọn List trong hộp thoại phần Allow.

Bước 4: Sau đó, nhập các mục danh sách vào phần Source và phân tách nhau bằng dấu phẩy. Hoặc đơn giản bạn có thể chọn 1 danh sách trên Excel là được.

Giả sử mình đang có 1 danh sách như hình dưới đây.

Giờ mình đang muốn tạo ra 1 Data Validation chỉ chứa tên các bộ phận thì ta sẽ làm như thế nào?

Phần trình bày này sẽ hơi dài 1 chút nên các bạn sẽ xem Video này đã được đăng lên Youtube của ERX Việt Nam rồi nhé.

6. Trực quan hoá dữ liệu chính với định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện là một trong những tính năng phổ biến nhất của Excel. Nó giúp người dùng hiểu nhanh về dữ liệu họ đang xem.

Bạn có thể tạo các điều kiện đơn giản để tự động định dạng ô nếu đạt được điều kiện mà bạn muốn.

Ví dụ như khi trong 1 cột bạn có quá nhiều dữ liệu số, nếu bạn chỉ để các số liệu như hình dưới thì không những rất khó xem mà còn khiến cho người đọc báo cáo của các bạn không biết nên tập trung vào đâu. Hay khi người đọc báo cáo muốn biết được 1 số liệu là lớn hay nhỏ trong cả 1 khối dữ liệu. Tin mình đi điều này là cực kỳ khó.

Ví dụ như mình đang có 1 bảng thể hiện doanh số Sales cho từng đơn hàng.

Nếu ta chỉ để như trên, vậy nhìn vào đó thì ta biết đơn hàng nào có doanh số lớn, đơn hàng nào có doanh số nhỏ?

Để giải quyết vấn đề này thì ta có thể sử dụng tính năng Color Scales của Conditional Formatting.

Và đây là kết quả bạn nhận được

Và bạn có thể thấy rất rõ là dữ liệu nào càng mờ thì số liệu đó càng bé và càng đậm thì dữ liệu đó càng lớn.

Ngoài tính năng Color Scales rất hữu dụng trên ra thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng thêm các chức năng khác như Icon Sets hay Data Bar.

ERX Việt Nam cũng có 1 video hướng dẫn khá chi tiết về chủ đề này, bạn hoàn toàn có thể tham khảo theo link dưới đây nhé.