1. Cách điều hướng giao diện Excel:

Để bắt đầu với Excel, bạn nên học cách điều hướng giao diện trong Excel. Giờ chúng ta hãy bắt đầu từ những điều cơ bản nhất.

Khi bạn tiến hành nhập liệu trong Excel, bạn có thể sử dụng phím Tab để chuyển sang ô của cột nằm ngay bên tay phải của bạn.

Phím Enter có thể giúp bạn di chuyển tới dòng ngay dưới.

Trong trường hợp bạn đã sử dụng phím Tab để di chuyển qua các cột. Khi bạn nhấn Enter thì Excel sẽ đưa bạn xuống 1 hàng nhưng nhớ rằng nó sẽ đưa bạn xuống 1 dòng tính từ ô mà bạn đã bắt đầu chứ không phải ô ngay dưới sau khi bạn đã sử dụng phím Tab để đi tới.

Ngoài ra các bạn có thể nhấn phím Ctrl và các phím mũi tên để có thể đưa bạn tới ô cuối cùng có chứa dữ liệu theo hướng mà bạn ấn.

Điều này sẽ rất có ích khi bạn có 1 Data rất lớn có chứa rất nhiều dòng thay vì bạn sử dụng thanh Scroll Bar đúng không nào.

Ngoài ra để di chuyển tới ô đầu tiên trong phạm vi dữ liệu của bạn, tổ hợp phím Ctrl Home sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.

2. Học các phím tắt hữu dụng:

Cách tốt nhất để tăng tốc công việc Excel hàng ngày của bạn đó là đi tìm hiểu một số phím tắt hữu ích bằng cách sử dụng bàn phím cũng như sử dụng kết hợp cùng với chuột của bạn.

Nếu bạn là người mới biết tới Excel, bạn sẽ phải bắt đầu học cách sử dụng các phím tắt chung mà gần như bất cứ người sử dụng Excel nào cũng sẽ biết.

Những phím tắt mà bạn cần bắt đầu biết, nhớ và sử dụng sẽ là Ctrl C và Ctrl V để Copy (Sao chép) và Paste (Dán) một vùng dữ liệu bạn muốn. Sau đó bạn có phím tắt là Ctrl Z để trở về thao tác trước đó của bạn. Trong trường hợp sau khi bạn đã ấn Ctrl Z để trở về thao tác trước đó, bạn muốn trở lại thao tác sau đó thì phím tắt mà bạn cần sử dụng lúc này sẽ là Ctrl Y.

Đến khi bạn đã quen thuộc với việc sử dụng các phím tắt trên vào công việc Excel hàng ngày của mình rồi. Đừng chần chừ mà thúc đẩy bản thân bạn tìm hiểu nhiều hơn nữa các phím tắt hữu ích để tăng tốc độ xử lý công việc trên Excel của bạn.

Hai trong số các phím tắt mà mình đặc biệt ưu thích đó là Ctrl ; dùng để nhập nhanh ngày vào 1 ô trong Excel. Và Click đúp vào phía dưới góc bên phải để sử dụng tính năng AutoFill của Excel.

Excel có hơn 500 phím tắt và hàng loạt các thủ thuật hữu ích để tăng tốc độ xử lý công việc trong Excel của bạn.

Mặc dù bạn không cần phải học tất cả chúng, nhưng bạn sẽ cần học một số thứ trong đó để làm cho công việc xử lý và tổng hợp dữ liệu của bạn trên Excel trở nên dễ dàng hơn. Và tin mình đi, đó là một ý tưởng tuyệt vời mà bạn nên làm ngay lúc này đấy.

3. Sử dụng Freeze Panes:

Tính năng tuyệt vời này giữ cho các tiêu đề của bạn luôn luôn được hiển thị mọi lúc khi bạn cuộn bảng tính để theo dõi và kiểm tra dữ liệu của bạn. Đây là một trong những kiến thức Excel thực sự cần thiết mà bạn cần biết và làm chủ nó.

Các tiêu đề trong một bảng tính thường chỉ ở hàng trên cùng. Vì vậy để có thể đóng băng khu vực này thì ta sẽ làm như sau. Nhấp vào View > Freeze Panes > Freeze Top Row.

Trong hình ảnh bên dưới, mình đang xem hàng 1259 nhưng tiêu đề của mình vẫn được hiển thị trên màn hình.

Bạn cũng có thể đóng băng nhiều hàng hoặc nhiều cột khi bạn cần.

Bấm vào ô đầu tiên sau các hàng và cột mà bạn muốn đóng băng. Ví dụ nếu bạn muốn đóng băng 3 hàng và 1 cột thì các bạn hãy bấm vào ô B4. 

Sau đó Click vào View > Freeze Panes > Sau đó chọn lựa chọn thứ nhất trong mục Freeze Panes.

Bây giờ khi bạn cuộn xuống, 3 hàng đầu tiên vẫn sẽ luôn được hiển thị. Và nếu bạn cuộn sang phải thì cột A vẫn sẽ được hiển thị. Đơn giản vì vùng từ A1 tới A3 đã bị đóng băng rồi đúng không nào.

4. Học cách làm chủ công thức trong Excel:

Một trong những cách chính để thành thạo Excel đó chính là làm chủ được việc viết công thức. Các bạn phải ghi nhớ một điều đó chính là các công thức trong Excel là một trong những điểm cốt lõi, là thứ để giúp cho công việc xử lý và tổng hợp dữ liệu của các bạn trong Excel trở nên rất nhanh và thoải mái hơn rất nhiều. Mình tin là có những bạn đã sợ viết những hàm rất đơn giản như IF, SUMIF, … rồi đúng không nào? Đừng sợ nó, hãy tìm hiểu về nó thật kỹ, khi bạn đã hiểu đúng bản chất và cách sử dụng từng hàm thì nó thực sự rất đơn giản.

Nhưng để làm chủ được các công thức trong Excel. Thì bạn cần phải có một lộ trình thích hợp.

Đầu tiên bạn sẽ phải học cách sử dụng các phép tính cơ bản trong các ô, sau đó sử dụng các công thức nâng cao hơn, kết hợp nhiều hàm lồng vào nhau. Người có thể sử dụng các công thức nâng cao, lồng nhau thành thạo thì sẽ rất tự tin trong công việc và có thể tiến xa khi sở hữu những kỹ năng mà rất ít người đạt được.

Nếu bạn chưa quen với việc sử dụng công thức, hãy bắt đầu với việc tạo ra các phép tính cơ bản cộng, trừ, nhân và chia các giá trị đơn giản.

Sau đó bạn cần bắt đầu tìm hiểu một số hàm được sử dụng phổ biến hơn. Chúng bao gồm các hàm SUM, IF, VLOOKUP, COUNTIF và CONCATENATE.

Khi mà bạn đã cảm thấy thoải mái với việc viết công thức trong Excel, bạn có thể làm hầu hết mọi thứ và cực kỳ tự tin trong công việc. Sau đó, bạn có thể tìm hiểu cách viết công thức khi sử dụng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện). Sau đó là biểu đồ và các tính năng Excel khác như Advanced Filter, Custom Sort, SubTotal để tối ưu hoá công việc xử lý dữ liệu của bạn.

5. Tạo ra một danh sách drop-down đơn giản:

Một danh sách Drop-down đơn giản có thể giúp việc nhập liệu của bạn trở nên đơn giản hơn nhiều và quan trọng hơn là nó đảm bảo tính chính xác khi nhập liệu.

Để tạo một danh sách Drop-down đơn giản thì chúng ta làm như sau.

1. Chọn phạm vi ô bạn muốn xuất hiện danh sách Drop-down.

2. Nhấp vào tab Data > Chọn Data Validation.

3. Chọn List trong danh sách Allow.

4. Sau đó gõ vào danh sách được phân cách nhau bằng dấu phẩy. Hoặc chọn 1 danh sách trên bảng tính có chứa danh sách mà bạn cần đưa vào danh sách Drop-down.

Giờ bạn đã có một danh sách Drop-down. Việc nhập liệu lúc này đã trở nên nhanh và chính xác hơn rất nhiều.

6. Trực quan hoá dữ liệu bằng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện):

Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) là một trong những tính năng phổ biến nhất của Excel. Nó có tác dụng giúp người dùng hiểu một cách nhanh và rõ ràng nhất về dữ liệu mà họ đang cần phải theo dõi.

Bạn có thể tạo các định dạng có điều kiện đơn giản để tự động định dạng các ô nếu thoả mãn điều kiện bạn yêu cầu. Định dạng có điều kiện này được sử dụng nhiều trong việc cảnh báo dự án nào đã đến hạn phải hoàn thiện, hay doanh thu tại một thời điểm nào đó giảm tới một mức bạn không muốn chẳng hạn chỉ bằng 1 vài thao tác rất đơn giản.

Lấy 1 ví dụ nhanh như sau, nếu một giá trị lớn hơn 300. Mình sẽ muốn thay đổi màu ô thành màu xanh lá cây. Để làm được điều này thì chúng ta làm như sau:

1. Chọn phạm vi ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện.

2. Nhấp vào Tab Home > Chọn Conditional Formatting > Chọn Highlight Cells Rules > Chọn Greater Than.

3. Ta gõ vào giá trị 300 và sau đó chọn định dạng có điều kiện mà bạn muốn.

7. Sử dụng FLASH FILL:

Flash Fill là một tính năng tuyệt vời của Excel giúp xử lý dữ liệu của các bạn một cách nhanh chóng. Tính năng này có thể làm giảm đáng kể thời gian thực hiện các tác vụ làm sạch dữ liệu thông thường mà trước đây chúng ta chỉ có thể làm được bằng việc sử dụng các công thức hoặc Macro.

Lấy ví dụ, ta có một danh sách như hình dưới đây. Mình có thể trích xuất tên từ danh sách trong cột A.

Việc đầu tiên bạn cần làm đó là nhập tên đầu tiên vào ô B2. Sau đó nhập tên thứ 2 vào ô B3. Khi bạn nhập tên vào ô B3 thì Flash Fill sẽ tự nhận dạng mẫu của kiểu dữ liệu mà các bạn muốn nhập ở các ô sau đó. Lúc này việc bạn cần làm chỉ là ấn Enter và để Excel thực hiện việc còn lại của nó là tự trích xuất các cái tên còn lại mà thôi. Quá tuyệt vời đúng không nào.

Ngoài ra, thì chúng ta cũng có các cách khác để sử dụng Flash Fill đó là vào Tab Data > Chọn Flash Fill hoặc sử dụng phím tắt là Ctrl E.

8. Tổng hợp dữ liệu với PIVOT TABLE:

Pivot Table là một trong những công cụ tuyệt vời nhất mà Excel đang sở hữu. Pivot Table giúp chúng ta tổng hợp dữ liệu một cách cực kỳ nhanh chỉ trong vài thao tác rất đơn giản mà thôi.

Một Pivot Table có thể được sử dụng để chia nhỏ một danh sách bán hàng lớn để xem doanh số theo khu vực hoặc thậm chí doanh số của các sản phẩm cụ thể ở từng khu vực.

Pivot Table là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ nhưng cũng rất dễ sử dụng.

Pivot Table cũng là một công cụ được sinh ra để giúp chúng ta tạo ra báo cáo đơn giản hơn và điểm quan trọng nhất đó là Pivot Table không yêu cầu chúng ta viết bất kỳ công thức phức tạp nào.

Để tạo Pivot Table thì chúng ta làm như sau.

1. Nhấp vào danh sách dữ liệu mà bạn muốn tổng hợp lên báo cáo.

2. Nhấp vào Insert > Chọn Pivot Table.

3. Trong hộp thoại tạo Pivot Table > Hãy chắc chắn vùng dữ liệu mà bạn muốn sử dụng là chính xác, các trường dữ liệu có đầy đủ tiêu đề, … > Sau đó thì bạn sẽ cần lựa chọn là bạn muốn Pivot Table được chèn vào một Worksheet mới hay một Worksheet hiện có và ở vị trí nào.

4. Kéo và thả các trường từ danh sách PivotTable Fields vào trong 4 vùng nằm ở bên dưới đây để tạo ra Pivot Table của bạn.

Ở hình ảnh dưới đây, mình sẽ để dữ liệu cột years nằm ở phần cột của Pivot Table. Phần Product Category nằm ở dòng. Và Total Sales Value nằm ở vùng Value.

Vùng Value sẽ là nơi thực hiện các phép tính như tổng (SUM), đếm (COUNT) và trung bình (AVERAGE).

Ta cũng có thể thay đổi phép tính bằng cách bấm chuột phải vào một giá trị trên bảng Pivot Table. Sau đó chọn Summarize Values By và lựa chọn chức năng mà bạn muốn sử dụng.

Với Pivot Table, mình khuyến khích các bạn lấy một số dữ liệu bảng tính. Sau đó tiến hành chèn Pivot Table và bắt đầu kéo các trường vào các khu vực và khám phá các tuỳ chọn có sẵn. Đây thực sự là một công cụ đáng giá và đáng bỏ thời gian tìm hiểu và làm chủ nó.

9. Bảo vệ dữ liệu Excel:

Trước khi bắt đầu vào phần này thì có một việc mình cần khẳng định lại, đó chính là các tính năng của Excel như Pivot Table, các công thức và định dạng có điều kiện sẽ chỉ hoạt động nếu dữ liệu của bạn chính xác.

Một số mẹo trong bài viết này trình bày các cách để duy trì sự chính xác này bao gồm cả việc tạo ra danh sách Drop-down và sử dụng Flash Fill. Bảo vệ dữ liệu Excel của bạn là một bước quan trọng khác cần phải thực hiện.

Excel có một vài loại bảo vệ khác nhau có thể được áp dụng, nhưng loại bảo vệ phổ biến nhất là bảo vệ trang tính (Protect WorkSheet)

Bảo vệ trang tính được thực hiện theo 2 giai đoạn. Trước tiên, bạn cần chỉ định các ô nào trên trang tính mà bạn không muốn khoá. Điều này đảm bảo rằng người dùng vẫn có thể chỉnh sửa các ô này. Sau đó, bạn mới áp dụng bảo vệ.

1. Chọn (các) phạm vi của các ô mà bạn muốn mở khoá (Giữ phím Ctrl để chọn nhiều phạm vị cùng lúc)

2. Nhấn Ctrl 1 để mở hộp thoại định dạng ô (Format Cells)

3. Nhập vào Tab Protection > Bỏ check tại ô Locked và sau đó click vào OK.

4. Trong Tab Review > Chọn Protect Sheet.

5. Bạn có thể nhập mật khẩu để bảo mật hơn, nhưng nó chỉ là tuỳ chọn mà thôi (điều này thường được bỏ qua vì bạn thường sử dụng chức năng này để hạn chế các tai nạn khi bạn chỉnh sửa các ô có chứa công thức hoặc dữ liệu gốc sẽ dẫn đến lỗi không đáng có. Vì thế việc đặt mật khẩu ở đây là không cần thiết). Kiểm tra và check vào các chức năng mà người dùng có thể sử dụng và sẽ cần thực hiện, sau đó nhấp vào OK.

Lúc này với các ô đã mở khoá thì bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu nhưng với chức năng đã được hạn chế đi rất nhiều. Nếu bạn thử và chỉnh sửa một ô bị khoá, một thông báo sẽ xuất hiện và cho bạn biết rằng trang tính của bạn đang được bảo vệ.

10. Tăng cường sức mạnh xử lý dữ liệu với Power Query và Power Pivot:

Có 1 điều có thể khẳng định đó là khi bạn làm chủ được hai công cụ là Power Query và Power Pivot thì bạn đã vượt ra khỏi người dùng thông thường rồi.

Power Query là một công cụ được sử dụng để nhập và định hình dữ liệu sẵn sàng để tiến hành phân tích nó. Các bạn có thể tìm thấy công cụ Power Query Trong Tab Data trên Ribbon của Excel.

Với Power Query, bạn có thể dễ dàng nhập dữ liệu vào Excel thông qua rất nhiều các định dạng file như Text, CSV, … cũng như lấy dữ liệu từ Web và từ một Folder trong hệ thống.

Công cụ Power Query Editor cũng cung cấp cho người dùng một môi trường thân thiện để người dùng thực hiện các thao tác làm sạch cũng như mô hình hoá dữ liệu như tách cột, định dạng, xoá các dữ liệu trùng lặp, …

Power Query sử dụng một ngôn ngữ có tên là M. Vì thế nó rất khó để thành thạo và may mắn là nó thực sự không cần thiết với 99% người sử dụng Excel.

Mỗi bước chỉnh sửa sẽ được thực hiện lữu trữ dưới dạng các bước (Step) và có thể được làm mới trong tương lai chỉ bằng một nút bấm duy nhất.

Power Pivot (còn được gọi là mô hình dữ liệu) là một công cụ cho phép lưu trữ khối lượng dữ liệu khổng lồ. Lưu trữ dữ liệu trong Power Pivot cho phép chúng ta vượt qua các giới hạn vật lý của Excel.

Trong Power Pivot, bạn cũng có thể tạo mối quan hệ giữa nhiều bảng dữ liệu và ghi các hàm được gọi là hàm DAX.

Khả năng tạo các mô hình này và sử dụng DAX cung cấp cho bạn một công cụ cực kỳ hữu hiệu trong việc xử lý và định hình dữ liệu một cách nhanh và hiệu quả hơn.

Đây là một công cụ quan trọng để hiểu đối với bất cứ ai tham gia phân tích lượng dữ liệu khổng lồ hoặc cần thực hiện việc phân tích dữ liệu phức tạp.

11. Tạo ra các Macro với VBA:

Macro cho phép bạn tự động hoá các tác vụ lặp đi lặp lại để tăng năng suất của bạn.

Các tác vụ này có thể phức tạp nhưng đối với hầu hết người dùng, chúng sẽ là các tác vụ đơn giản hợp lý được lặp đi lặp lại thường xuyên. Macro cung cấp cho bạn một phương án để thực hiện các tác vụ này nhanh hơn và đáng tin cậy hơn.

Bạn có thể bắt đầu với các Macro bằng cách ghi lại các thao tác mình thực hiện trên Excel bằng tính năng Record Macro. Việc làm này sẽ giúp bạn tạo ra 1 Macro và 1 đoạn mã trong VBA của bạn.

Bạn có thể tìm thấy trình ghi Macro trong Tab View.

Việc Record Macro có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và giải thoát bạn khỏi những thao tác nhàm chán lặp đi lặp lại ngày qua ngày mà bạn đã chán ngấy.

Nếu bạn muốn thực sự làm chủ được công cụ Macro này thì bạn có thể đi sâu hơn một chút và tìm hiểu về VBA Excel để có thể chỉnh sửa Macro này theo đúng ý mà bạn muốn. Và tin mình đi, khi bạn đã có kiến thức về VBA Excel thì bạn sẽ rất tự tin trong công việc hàng ngày, giải quyết những công việc mà trước đây bạn luôn cần 8 đến 10 tiếng chỉ trong 5 đến 10 phút mà thôi. Khi đó rất nhiều cơ hội thăng tiến sẽ mở ra trước mắt bạn.

Với VBA, bạn cũng có thể tạo ra các hàm xử lý việc tính toán của mình mà hàm Excel chưa thể đáp ứng được nhu cầu của bạn. Điều này thực sự rất tuyệt vời đúng không nào.

Để có thể nhìn thấy đoạn code VBA được tạo ra bằng việc Record Macro, chúng ta sẽ làm như sau.

Click View > Macros. Chọn Macro mà chúng ta muốn chỉnh sửa trong danh sách, sau đó ta chọn Edit.