1. Giới thiệu

Cạnh tranh ngày càng tăng trên thị trường toàn cầu, nhu cầu của khách hàng cao hơn và vòng đời sản phẩm ngắn hơn đối với các sản phẩm phức tạp là lý do tại sao nhiều tổ chức phải chịu áp lực duy trì khả năng tồn tại và cạnh tranh. Ngay cả những công ty dẫn đầu trong các phân khúc thị trường riêng lẻ của họ cũng cần phải thay đổi chiến lược để duy trì vị trí ổn định. Các chiến lược để giải quyết những thách thức này thường liên quan đến việc tăng hiệu quả sản xuất và tăng cường đổi mới công nghệ. [1, 2]

Tùy thuộc vào ngành nghề, các chiến lược khác nhau đã được phát triển để giải quyết những vấn đề này. Đặc biệt, với sự ra đời của cách mạng Công nghiệp 4.0, các công ty sản xuất đang gia tăng mức độ tự động hóa để đối mặt với sự cạnh tranh toàn cầu và việc thuê nhân công từ các quốc gia có chi phí thấp. Các công ty sản xuất trong môi trường chi phí cao không thể cạnh tranh với chi phí lao động thấp, nhưng với tốc độ sản xuất nhanh chóng và linh hoạt, điều này có được nhờ tự cải tiến tư động hóa. [2, 3]

Một nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng các mặt hàng được mua chiếm trung bình 63,5% tổng chi phí đối với các công ty sản xuất và 25,0% đối với các doanh nghiệp không sản xuất. Các chi phí này liên quan trực tiếp đến chi phí của tổ chức, nhưng nhiều cuộc thảo luận về mô hình quản lý chi phí chiến lược chỉ  tập trung chủ yếu vào việc kiểm soát chi phí sản xuất, chẳng hạn như thời gian cho nhân công và thời gian hoạt động của thiết bị, máy móc. Trong hầu hết các tổ chức, chi phí vật liệu và dịch vụ được mua cao hơn nhiều so với chi phí sản xuất nội bộ. [4, 9]

2. Tổng chi phí chủ sở hữu (TCO)

TCO là tổng của tất cả các chi phí biểu kiến (chi phí có thể nhìn thấy được) ​​và tất cả các chi phí ẩn liên quan đến tài sản trong tổng thời gian sở hữu, trên tổng thời gian sử dụng hữu ích và / hoặc tổng tuổi thọ của tài sản. [4]

Tổng chi phí sở hữu (TCO) là công cụ và quan điểm mua hàng nhằm mục đích tìm hiểu chi phí liên quan của việc mua một hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể từ một nhà cung cấp cụ thể. Tài liệu tham khảo về TCO và các khái niệm liên quan, chẳng hạn như phân tích chi phí vòng đời, đã được đưa vào tài liệu một thời gian, nhưng ứng dụng thực tế của vẫn còn phần nào hạn chế. TCO là một công cụ quan trọng hỗ trợ quản lý chi phí chiến lược. Đây là một cách tính toán phức tạp đòi hỏi đơn vị mua hàng phải xác định chi phí nào được xem là có liên quan hoặc quan trọng nhất trong việc mua lại, sở hữu, sử dụng và sau đó chuyển nhượng một dịch vụ tốt. Ngoài giá phải trả cho mặt hàng, TCO có thể bao gồm các chi phí phát sinh do mua hàng để đặt hàng, nghiên cứu và đánh giá chất lượng của nhà cung cấp, vận chuyển, giao nhận, kiểm tra, từ chối, lưu kho và thanh lý.

Một công dụng của phân tích TCO là để hỗ trợ quyết định đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Các phương pháp tiếp cận truyền thống bao gồm lựa chọn và giữ lại một nhà cung cấp chỉ dựa trên giá cả, hoặc chủ yếu dựa trên giá cả, hoặc đánh giá chất lượng hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp bằng cách sử dụng các phương pháp phân loại hoặc điểm hoặc ma trận có trọng số. Mặc dù phương pháp thứ hai được ưu tiên chỉ tập trung “giá", các phương pháp tiếp cận như vậy có xu hướng nhấn mạnh chi phí liên quan đến tất cả các khía cạnh trong hoạt động của nhà cung cấp và thường bỏ qua chi phí nội bộ. Kiểm tra các chi phí như vậy là điểm mạnh của phương pháp TCO. TCO có thể áp dụng cho hầu hết mọi hình thức mua hàng và bao gồm các chi phí mua hàng liên quan đến nhà cung cấp cụ thể. [4, 9]

Khi quyết định cách thức tự động hóa theo kiểu truyền thống, quyết định đầu tư cuối cùng thường được xác định bằng giá mua hoặc bằng cách tính lợi tức đầu tư. Tuy nhiên, các quyết định chỉ dựa trên chi phí mua lại có thể chứng tỏ công ty yếu kém về mặt tài chính. Đặc biệt khi làm việc với các thiết bị điện tử hoặc cơ khí tiên tiến, điều quan trọng hơn là phải so sánh chi phí vòng đời của các giải pháp thay thế khác nhau. Nhiều chi phí, chẳng hạn như vận hành, phần mềm, bảo trì, chi phí đào tạo hoặc chi phí ngưng hoạt động, thường tích lũy trong khi thiết bị đang hoạt động. [6, 10]

Robot công nghiệp và các hệ thống hỗ trợ của chúng, chẳng hạn như băng tải hoặc thiết bị an toàn, là những sản phẩm công nghệ cao, ban đầu có giá rất cao. Do đó, mức giá ban đầu này một mặt có thể được coi là trở ngại lớn đối với quyết định mua một hệ thống robot công nghiệp. Mặt khác, giá ban đầu thấp nhất không liên quan trực tiếp đến chi phí thấp nhất trong một khoảng thời gian, tức là chi phí sở hữu hệ thống tự động hóa.

Mặc dù đầu tư vào robot công nghiệp thường chỉ tính toán dựa vào giá mua và các chi phí liên quan, nhưng khái niệm chi phí sở hữu vẫn chưa được xác định một cách rõ ràng. Điều này có thể gây ra tình thế khó xử cho các nhà sản xuất và cung cấp robot công nghiệp. Thiết bị tự động hóa và đặc biệt là robot công nghiệp là tương lai của các hệ thống sản xuất, đặc biệt là ở các nước công nghiệp phát triển cao.

Khả năng khách hàng quyết định sản phẩm nào có TCO thấp nhất cho phép họ đạt được lợi thế cạnh tranh, chi phí hoạt động thấp hơn và khả năng dự đoán tài chính. Do đó, một công cụ đơn giản nhưng chính xác cho phép khách hàng tính toán chi phí và giá trị tuổi thọ sản phẩm sẽ có lợi. Tuy nhiên, LCC và TCO là những chủ đề rất phức tạp và nhiều yếu tố khác nhau cần được xem xét và phân tích để đưa ra một cái nhìn tổng quan rõ nét. [7]

2.1. Nguyên lý của TCO

Nguyên tắc của TCO là tìm tất cả các chi phí ẩn khi mua một sản phẩm, giá của sản phẩm chỉ bằng 25,0% tổng chi phí sử dụng sản phẩm (Hình 1). Đối với mỗi sản phẩm, chi phí ẩn là rất độc lập và do đó việc sử dụng phân tích TCO là rất phức tạp. Không giống như các kỹ thuật giảm chi phí và tiết kiệm chi phí truyền thống như tập trung vào tất cả các lĩnh vực, phân tích TCO hỗ trợ quản lý chi phí chiến lược, điều này có nghĩa là tất cả các phân tích TCO đều tính đến tác động của các quyết định mua hàng trong số các chi phí của tổ chức. [4]

Hình 1 - Nguyên lý của TCO [3]

2.2. Chi phí vòng đời (LLC) so với Tổng chi phí sở hữu (TCO)

Chi phí vòng đời (LCC) là một cách phương pháp kiểm soát chi phí nhằm mục đích tổng hợp tất cả chi phí của một sản phẩm, hệ thống hoặc dịch vụ trong toàn bộ vòng đời của nó. Do đó, khái niệm LCC tìm cách xác định và định lượng tất cả các chi phí đáng kể để đảm bảo lựa chọn tốt nhất có thể đối với các giải pháp thay thế khác nhau. Sử dụng các kỹ thuật giá trị hiện tại, LCC thường đưa đến các kết quả chi tiết hơn so với các cách phương pháp tính toán đầu tư truyền thống. Tuy nhiên, LCC thường cũng yêu cầu nhiều dữ liệu rõ ràng và chắc chắn để đảm bảo một kết quả đáng tin cậy [8].

Vòng đời của sản phẩm bao gồm hai giai đoạn, mỗi giai đoạn gồm ba bước. Ba bước của giai đoạn đầu (đánh giá nhu cầu, phát triển ý tưởng và thiết kế chi tiết) là đang trong giai đoạn mua lại và ba bước của giai đoạn cuối (xây dựng, vận hành cũng như ngừng hoạt động và thanh lý) là đang trong giai đoạn vận hành. LCC cho sản phẩm càng tăng thì vòng đời càng dài. [số 8]

So với LLC, TCO tính đến chi phí vòng đời của hệ thống sau khi được một tổ chức mua lại, như thể hiện trong hình (Hình 2). Do đó, TCO cung cấp giá thành của sản phẩm theo quan điểm của khách hàng. Nó đưa ra một cái nhìn tổng quan rõ ràng về tất cả các chi phí mà hệ thống phải gánh chịu trong thời gian khách hàng phải chịu. Ví dụ về chi phí bao gồm trong tính toán TCO là chi phí mua, đào tạo, năng lượng, bảo trì và thanh lý và chi phí cuối vòng đời. [6]

Hình 2 - Sự khác biệt giữa TCO và LCC [5]

Các phép tính TCO cơ bản được điều chỉnh bởi Công thức (1). Tổng chi phí sở hữu và vận hành liên quan đến bước thứ năm của chu kỳ LCC tức là xây dựng và vận hành. Chi phí thanh lý đề cập đến giai đoạn cuối cùng của chu trình LCC, tức là ngừng hoạt động và thanh lý sản phẩm.

TCO= ∑C ownership + ∑C service +∑C disposal           (1)

3. Sử dụng TCO để lựa chọn thiết bị cho Công nghiệp 4.0

Khi mua thiết bị công nghiệp mới, giá cả phản ánh một phần nhỏ trong tổng thể lớn. Một số nguồn tin nói rằng số tiền trên thẻ giá thể hiện chưa tới 10% tổng chi phí chi tiêu cho một thiết bị trong suốt tuổi thọ của nó. Trên thực tế, chi phí năng lượng, phí bảo trì và sửa chữa được dự đoán cao hơn ít nhất năm lần so với chi phí ban đầu. Nhưng ít người coi những yếu tố này là một phần của giá cả trong quá trình lựa chọn sản phẩm của họ. [8]

TCO phải được sử dụng để đánh giá đầy đủ, là ước tính của tất cả các chi phí chung của việc mua và vận hành thiết bị. Trên Hình 3, ta thấy công thức tổng chi phí sở hữu, trong đó:

I - Chi phí ban đầu – là con số xuất hiện trên thẻ giá. Như đã nêu trước đây, là chưa tới 10% của TCO.

O - Vận hành - là chi phí để lắp đặt thiết bị, chạy thử thiết bị, đào tạo nhân viên để vận hành thiết bị và chi phí năng lượng để vận hành thiết bị. Nếu thiết bị sử dụng phức tạp, chi phí đào tạo sẽ tăng lên.

M - Bảo dưỡng - bao gồm chi phí sửa chữa thường xuyên như vệ sinh, kiểm tra, bôi trơn và điều chỉnh thiết bị để đảm bảo thiết bị luôn ở trong tình trạng tốt nhất. Điều này cũng bao gồm bảo trì đột suất khi thiết bị bị hỏng bất ngờ.

D- Thời gian chết - liên quan đến chi phí lao động của nhân viên bị trì hoãn công việc, chi phí lao động gián tiếp từ người giám sát giải quyết vấn đề, ngưng sản xuất và mất khách hàng do không thể đáp ứng thời gian yêu cầu. Mặc dù bạn có thể bao gồm thời gian ngừng hoạt động cùng với chi phí bảo trì, nhưng nó thường lớn đến mức sở hữu hạng mục của riêng mình.

P - Sản xuất - Hai thiết bị khác nhau có thể sẽ có mức sản lượng khác nhau, tạo ra chất lượng khác nhau và có tác động môi trường khác nhau.

Hình 3 - Công thức Tổng chi phí sở hữu [7]

      Ví dụ, chúng ta sẽ bắt đầu với tham số để so sánh hai thiết bị giả định: E1 và E2. Các tham số được chọn là chi phí ban đầu (I), chi phí bảo trì trong 5 năm (M) và giá trị còn lại sau 5 năm khấu hao (R).

Bảng 1 – Cách tính TCO cho hai thiết bị công nghiệp

TCO E2 thấp hơn E1, mặc dù chi phí ban đầu của nó gấp đôi. Tuy nhiên, chỉ có chênh lệch € 1,000, là một con số chênh lệch nhỏ (Bảng 1).

Bây giờ chúng ta them vào các tham số thứ tư và thứ năm, thời gian chết ước tính và chi phí vận hành. Chúng ta sẽ lấy ước tính € 40.000 mỗi giờ, mặc dù thời gian chết có thể sẽ nhiều hơn. Và chi phí vận hành cho thiết bị E1 sẽ là 30.000 € và E2 sẽ là € 10.000.

Bảng 2 – cách tính TCO cho hai thiết bị công nghiệp

4. Phương pháp

Phương pháp tính giá TCO, tức là tổng chi phí sở hữu, được sử dụng trong nghiên cứu. TCO là một phương pháp đánh giá các phương án chi phí. TCO thể hiện toàn bộ chi phí đầu tư và hoạt động của nó, không chỉ tính đến giá mua mà còn bao gồm cả các chi phí phát sinh từ việc sở hữu các tài sản có giá trị.

5. Kết luận

Phương pháp TCO là một khái niệm được áp dụng cả trong học thuật và thực tế. Tuy nhiên, trong môi trường kinh doanh, nó ít được chú ý. Bài báo này nhằm mục đích khôi phục lại thiếu sót này. Cách tính TCO trong bài báo cho thấy giá trên bảng giá không phải là chi phí duy nhất để vận hành thiết bị. Rõ ràng, mặc dù chi phí mua sắm chỉ cho một thiết bị thì thấp hơn, nhưng tổng chi phí của nó có thể không còn thấp hơn. Bạn cũng cần xem xét chi phí ẩn khi mua, cài đặt hoặc sử dụng thiết bị của mình. Phân tích TCO sẽ là một phần của hệ thống đánh giá chi phí của các dự án đổi mới trong luận văn tốt nghiệp của tôi.

Ưu điểm của việc sử dụng và xây dựng mô hình TCO là nó có tính đến tất cả các yếu tố chi phí, phản ánh chi phí thực của việc mua robot công nghiệp chứ không chỉ chi phí mua nó. Mô hình TCO hoạt động tốt có thể đóng vai trò như một công cụ để đánh giá hoạt động kinh doanh thuê ngoài và cũng có thể được sử dụng để giao dịch với các nhà cung cấp, vì nó cho thấy rõ ràng tất cả các chi phí ẩn do nhà cung cấp tạo ra. Nhưng mặt khác, mô hình TCO rất khó thực hiện vì nó là một hệ thống tĩnh và phức tạp, mọi thay đổi bên trong hay bên ngoài đều phải được ghi lại để có kết quả chính xác. Để mô hình TCO hoạt động tốt, điều rất quan trọng là phải biết đủ dữ liệu lịch sử, do đó không đươc thiếu thông tin về chi phí thanh lý.