Hành vi của người mua hàng trong ngành công nghiệp (phần 2)
share
tweet
Trong phần thứ hai, chúng ta sẽ xem xét ảnh hưởng của các nhà quản lý chức năng khác, những người có thể liên quan trực tiếp tới mua hàng, và quan điểm về vai trò của họ hình thành quyết định mua hàng như thế nào.
Các thước đo mua hàng
Hàng ngày, việc mua sắm được đánh giá dựa trên mức độ mà nó:
1) Hỗ trợ cho nhiệm vụ của các địa điểm sử dụng bằng cách đảm bảo việc giao hàng đúng hẹn của các bộ phận và vật liệu đã mua với chất lượng yêu cầu;
2) Đàm phán giá cả hợp lý;
3) Tuân thủ các chuẩn và quy định về mua sắm;
4) Quản lý các nguồn lực liên quan đến hợp đồng mua sắm, như việc giao công cụ và vật liệu tại các địa điểm của nhà cung cấp;
5) Quản lý chi phí ph overhead trong mua sắm; và
6) Tuân thủ các chính sách của công ty trong các lĩnh vực như kinh doanh với các doanh nghiệp thuộc sở hữu của các nhóm thiểu số và các nhà tuyển dụng cơ hội việc làm bình đẳng.
Thông thường, ba chiều đo lường đầu tiên dường như quan trọng nhất và được xếp theo thứ tự được trình bày. Tính liên quan của ba tiếp theo có khả năng thay đổi từ công ty này sang công ty khác, tùy thuộc vào bản chất của doanh nghiệp và mức độ của hệ thống đo lường mua sắm của nó.
Mô tả sau đây về việc đo lường hiệu suất mua sắm đến từ ông Mann [tên giả], giám đốc mua hàng tại Bộ phận Chevrolet của General Motors, người quản lý mua hàng hàng đầu tại bộ phận lớn nhất của GM:
Giám đốc quản lý Chevrolet đánh giá tổ chức mua hàng, đầu tiên, về việc duy trì sự liên tục trong hoạt động; việc đóng cửa một nhà máy lắp ráp trong một ngày sẽ tốn hàng nghìn đô la. Thứ hai, anh ấy lo lắng về lòng trung thực và đạo đức kinh doanh; uy tín của chúng tôi là điều quan trọng nhất mà chúng tôi có. Thứ ba, trả giá thị trường; chúng tôi phải chắc chắn rằng chúng tôi mua hàng với giá cạnh tranh.
Ở cấp độ người mua, trợ lý quản lý mua hàng đánh giá người mua dựa trên loại nguồn được phát triển, kiểm soát nguồn, kỹ năng đàm phán, và việc tuân thủ lịch trình. Tất cả đều rất chủ quan. Người mua cũng được đánh giá dựa trên cách họ hỗ trợ các đề xuất của mình (bằng văn bản), về các đóng góp cho GM từ các nhà cung cấp của họ, về độ tin cậy của nhà cung cấp, và về việc theo dõi việc tải của nhà cung cấp một cách cẩn trọng.
Ông MacCarter, người quản lý mua sắm chung tại Chevrolet, từng báo cáo cho ông Mann và sau đó kế nhiệm ông, đã nhận xét như sau:
Người mua được đánh giá dựa trên việc quyết định của họ thực sự đã diễn ra như thế nào. Một yếu tố khác là cách họ xử lý rắc rối: khả năng đánh giá tình huống, di chuyển công cụ từ một nhà máy của nhà cung cấp này, nếu anh ấy không thực hiện tốt, sang một nguồn khác mà không ảnh hưởng đến sản xuất; phát triển nguồn mới để vượt qua khả năng sản phẩm bị hạn chế. Chúng tôi cũng xem xét việc tiết kiệm chi phí đã đạt được thông qua Chương trình Xem xét Chi phí Sản phẩm - điều này không phải lúc nào cũng là một thước đo chính xác, vì một số danh mục sản phẩm cung cấp tiềm năng tiết kiệm chi phí lớn hơn so với những danh mục khác, nhưng nó cung cấp bằng chứng về sự sáng tạo của người mua.
Xem xét khác: Các nhân viên mua hàng có văn phòng gọn gàng không? Họ có mắc lỗi không? Họ đã thiết lập nguồn linh kiện để đáp ứng lịch sản xuất không? Họ có duy trì việc theo dõi tốt và giải quyết vấn đề kịp thời; họ có ý thức khẩn trương? Họ có mối quan hệ tốt với bộ phận kỹ thuật, kiểm soát chất lượng, các bộ phận khác và nhà cung cấp không? Họ chuẩn bị tốt trong cuộc họp đến mức nào? Tóm tắt dựa trên quyết định trao thầu có đúng không? Họ đã kiểm tra tất cả các khía cạnh của một tình huống, như khả năng quản lý của nhà cung cấp, tình hình tài chính, sức chứa, kiến thức kỹ thuật, tải thiết bị, và thực sự, có nhiều điều tạo nên một người mua hàng tốt. Tôi có thể nói cho bạn biết ngay những người mua hàng giỏi của tôi, nhưng việc đánh giá dựa trên máy móc không dễ dàng, và tôi không chắc một đánh giá dựa trên máy móc hoặc máy tính có thể đo lường toàn bộ khả năng hiệu suất của người mua hay không. Chúng tôi ít dựa vào số liệu và nhiều hơn vào chất lượng công việc. Chúng tôi đánh giá hiệu suất và tiến hành đánh giá toàn diện khi quyết định mua hàng tiếp tục để xem xét và phê duyệt. Chúng tôi tìm kiếm sự linh hoạt, sự sáng tạo, khả năng phản hồi và lòng trung thực.
Phục vụ nhu cầu của người dùng tại đơn vị sản xuất. Rõ ràng, tiêu chí đo lường chính của hoạt động mua sắm ở các địa điểm sản xuất là khả năng giữ cho nhà máy hoạt động. Việc dừng dây chuyền sản xuất do nhà cung cấp không giao hàng đúng hẹn với các bộ phận và vật liệu phù hợp là một sai lầm nghiêm trọng của chức năng mua sắm. Tại Heinz USA, chẳng hạn, hiệu suất của các nhà cung cấp chai thủy tinh được giám sát thông qua báo cáo hàng tuần mà người mua thủy tinh nhận từ đội ngũ sản xuất. Những báo cáo này chứa thông tin theo nhà máy, dây chuyền sản xuất, và loại chai về các vấn đề như việc giao hàng trễ, khiếm khuyết (chẳng hạn như bong bóng trong thủy tinh, dung tích chai không chính xác, bao bì nhập hàng bị lỗi) và số chai vỡ trên dây chuyền đóng chai. Các nhà cung cấp được thông báo về những thiếu sót ngay lập tức, và mỗi năm một lần, mỗi nhà cung cấp đều nhận được một báo cáo tổng hợp cho thấy hiệu suất về chất lượng so với các nhà cung cấp thủy tinh khác của Heinz (không được đặt tên trong báo cáo). Những báo cáo này chắc chắn là tiêu chí đo lường quan trọng nhất về hiệu suất của người mua thủy tinh Heinz. Không có yếu tố nào khác, kể cả giá cả, có khả năng quan trọng hơn.
Mua sắm với giá mong đợi. Giá cả là tiêu chí đo lường hiệu suất mua sắm quan trọng ở mức độ nào phụ thuộc vào bản chất của việc mua sắm nhưng dường như nói chung ít quan trọng hơn trong việc giữ cho dây chuyền sản xuất hoạt động và tránh bị trễ trong việc xây dựng (như trong trường hợp thiết bị) hoặc dự án nghiên cứu và phát triển (R&D). Như đã đề cập trước đó, giá mua sắm dường như quan trọng nhất khi giá của vật liệu đã mua được phản ánh trực tiếp và đáng kể vào giá của sản phẩm hoàn thiện như chi phí của tấm thiếc để sản xuất lon, hoặc ngũ cốc để sản xuất ngũ cốc, hoặc hạt cà phê để sản xuất cà phê. Ở đây, các tiêu chí về giá vật liệu và thành phần chủ yếu là những tiêu chí về khả năng chấp nhận. Có xác định được rằng giá đã trả có không cao hơn những gì đối thủ cạnh tranh đã trả không? Giá đó có "công bằng" không?
.png)
Trái lại, giá cả lại ít quan trọng hơn khi:
- sản phẩm đã mua đại diện cho một chi phí gián tiếp hoặc chi phí chung;
- việc mua sắm thuộc về một ngân sách tổng thể, như trong trường hợp một mảnh thiết bị cho một dự án xây dựng;
- chi phí tiềm năng của việc sản phẩm bị hỏng là cao, và uy tín của nhà cung cấp và hiệu suất trước đó là những nguồn đảm bảo quan trọng.
- Những xem xét này phản ánh ưu tiên của người dùng - các nhà máy, các phòng thí nghiệm, các đơn vị kỹ thuật.
Tuy nhiên, quản lý mua sắm luôn coi trọng việc mua sắm với giá thấp nhất có thể và phù hợp với tiêu chuẩn về chất lượng và dịch vụ. Thường xuyên nó tạo ra áp lực đối lập đối với người mua trong các tình huống mà người dùng không có khả năng quan tâm đặc biệt về giá so với các xem xét khác. Quản lý mua sắm có thể sử dụng các chỉ số sau để đánh giá hiệu suất về giá:
- đàm phán một giá cuối cùng thấp hơn giá thầu thấp nhất trong một tình huống đấu thầu cạnh tranh;
- thuyết phục thành công một nhà cung cấp thị trường hoãn hoặc hủy một sự tăng giá;
- đạt hoặc vượt mục tiêu giá dựa trên ước lượng về chi phí của nhà cung cấp;
- mua sắm với giá bằng hoặc dưới dự báo giá thị trường;
- giới thiệu và đạt được sự chấp nhận nội bộ cho các cải tiến tiết kiệm chi phí, ví dụ, thay đổi thiết kế của một thành phần đã mua hoặc thay thế bằng một vật liệu giá thấp hơn;
- đàm phán giá thấp hơn so với giá đã trả cho hàng hóa có chất lượng và số lượng tương tự theo một hợp đồng trước đó;
- đàm phán để nhận được lợi ích từ việc giảm chi phí của nhà cung cấp dưới dạng giá thấp hơn.
Các tiêu chí về những thành tựu này có thể được định lượng một cách dễ dàng và được hướng dẫn từ cấp quản lý của phòng mua hàng.
Tuân thủ quy định và quy tắc mua sắm. Phần lớn việc đánh giá người mua hàng, như các phát biểu của General Motors chỉ ra, là theo tính chất định tính. Cơ bản, việc đánh giá này là việc đánh giá liệu hành động của người mua có phản ánh giá trị của khu vực chức năng đang phục vụ hay không. Khả năng duy trì mối quan hệ tốt với cả nhà cung cấp và các nhóm nội bộ được đánh giá cao. Sự tỉ mỉ, tài tìm kiếm, sáng tạo, trung thực, và khả năng xử lý vấn đề khó khăn với ít gián đoạn đến hoạt động đều là những phẩm chất được đánh giá cao.
Khả năng phát triển nguồn cung mới có giá trị cao vì sự đóng góp mà nhà cung cấp mới có thể mang lại cho chất lượng sản phẩm đã mua, dịch vụ từ nhà cung cấp và giảm giá. Một người quản lý mua hàng tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm năng, đủ điều kiện họ, tham gia vào việc đấu thầu và sau đó thuyết phục các địa điểm sử dụng thử nghiệm họ được coi là một người mua có kỹ năng bởi đồng nghiệp và cấp trên của mình.
Thêm vào đó, quy định mua hàng và quy trình kiểm toán, giám sát việc tuân thủ chúng, là những yếu tố quan trọng trong hệ thống đo lường, đặc biệt là trong các công ty lớn, phân khu. Nói chung, chúng dường như phản ánh năm lĩnh vực quan ngại quản lý rộng lớn:
1. Xung đột lợi ích. Audits khám phá xem người mua hàng có nhận hối lộ từ nhà cung cấp hoặc có lợi ích cá nhân khi ưu ái một nhà cung cấp hơn người khác không.
2. Đảm bảo cạnh tranh. Quy định mua hàng thường yêu cầu rằng cho mỗi giao dịch vượt qua một số tiền nhất định, người mua phải nhận được giá báo từ ba nhà cung cấp khác nhau và phải trao đấu thầu cho nhà thầu có điều kiện thấp nhất. Trong trường hợp không đáp ứng một trong hai điều kiện này, phải có tài liệu trong hồ sơ cho việc kiểm toán sau này, giải thích lý do cho ngoại lệ.
3. Tài liệu. Nhân viên mua hàng phải giữ hồ sơ đầy đủ cho mỗi hợp đồng.
4. Tuân thủ chính sách của công ty. Cách mà tiền của công ty được chi trả cho các hạng mục, vật liệu và nguyên vật liệu ảnh hưởng lớn đến vị thế công khai của công ty ở cấp độ địa phương, quốc gia và đa quốc gia. Quản lý doanh nghiệp thông qua quy định mua hàng và kiểm toán có thể tìm cách kiểm soát hành vi mua hàng theo các cách mà xây dựng (hoặc ít nhất là không làm hại) mối quan hệ của công ty với các nhóm bên ngoài: nhà cung cấp, cộng đồng, công đoàn, chính phủ, và tổ chức quan tâm của công chúng.
5. Tuân thủ thủ tục hành chính. Quy định mua sắm chỉ ra các hệ thống thủ tục cho việc xử lý một loạt các vấn đề khác nhau. Ví dụ, có thể có các quy định liên quan đến việc kế toán cho dụng cụ thuộc sở hữu của công ty và hàng consigned tại nơi của nhà cung cấp, thanh lý phế liệu và dư thừa, bảo hiểm, thanh toán nhà cung cấp, xử lý kim loại quý, xử lý thông tin độc quyền, và việc sử dụng tên của công ty bởi nhà cung cấp của họ trong quảng cáo của họ.
Tóm lại, ảnh hưởng của các quy tắc và hệ thống đo lường mua hàng đối với hành vi mua hàng công nghiệp rõ ràng cũng như mâu thuẫn. Mặt này, hệ thống đo lường có xu hướng khích lệ người mua tiếp tục mua từ những nhà cung cấp mà dịch vụ, giao hàng và chất lượng sản phẩm đã liên tục làm hài lòng các địa điểm sử dụng. Mặt khác, quy tắc mua hàng nặng về việc sử dụng nhiều nguồn, và vì vậy người mua luôn chịu áp lực tìm kiếm nhà cung cấp thay thế và tìm nguồn cung mới để đáp ứng yêu cầu cung cấp.
Giá biến đổi theo tầm quan trọng như một yếu tố ảnh hưởng đến quyết định của người mua. Như đã đề cập trước đó, nó sẽ rất quan trọng đối với các phần tử và vật liệu được mua để nhập vào sản phẩm cuối cùng, đặc biệt nếu chi phí là một yếu tố quyết định quan trọng của giá sản phẩm cuối cùng. Tuy nhiên, so với những xem xét như danh tiếng nhà cung cấp, lịch trình giao hàng và sự hài hòa của mối quan hệ làm việc giữa các kỹ sư của người mua và người bán, giá cả ít quan trọng hơn trong trường hợp của thiết bị vốn và của các thành phần và vật liệu mới. Dù sao đi nữa, áp lực mạnh mẽ của các quy tắc đòi hỏi ít nhất ba lần đặt giá bất cứ khi nào có thể đảm bảo rằng giá cả vẫn là một yếu tố quan trọng "tất cả mọi thứ đều bằng nhau."
Trong các công ty có quy trình và quy định mua hàng chính thức, chức năng mua hàng có xu hướng được củng cố theo hai hướng. Đầu tiên, hạn chế tối đa việc xung đột lợi ích, hối lộ và tiền hoa hồng. Thứ hai, có áp lực mạnh mẽ để đảm bảo rằng quyền ra quyết định mua sắm cuối cùng thuộc về nhân viên mua hàng và không bị các kỹ sư, quản lý sản xuất và quản lý chung chi phối, mặc dù ảnh hưởng từ những hướng này mạnh mẽ trong mọi trường hợp. Cuối cùng, quy định mua hàng và hệ thống kiểm toán được phát triển tốt và tuân thủ nghiêm ngặt làm tăng cường nguyên tắc mua hàng vững chắc: tìm kiếm nhiều nhà cung cấp đủ điều kiện, nhận nhiều lần đặt giá, chấp nhận hoặc đàm phán giá thấp nhất có thể và duy trì mối quan hệ không gắn liền với nhà cung cấp.
Trong phần 3, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu Các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định mua hàng.
