Các hàm Excel 365

Ngày tạo 10/03/2023

- 1.312 Lượt xem

1. Tính năng chèn dữ liệu từ ảnh vào trong Excel

Tính năng đầu tiên mà mình sẽ nói tới trong bài viết này đó là tính năng chèn dữ liệu từ ảnh vào trong Excel.

Để sử dụng chức năng này bạn hãy chọn Data > From Picture > Picture From File…

Sau đó bạn hãy chọn bức ảnh mà bạn muốn chèn dữ liệu.

Sau đó hãy chờ Excel 1 chút.

Và đây là kết quả.

Bạn có thể thấy công cụ trên có hoạt động nhưng chưa chính xác lắm vì cột RANK bị lệch sang hẳn 1 bên.

Tuy nhiên đây không phải là việc gì quá lớn. Bạn hãy ấn nút Insert Data đề chèn dữ liệu vào Excel nhé.

Giờ ta chỉ cần chỉnh sửa lại 1 chút là sẽ được bảng dữ liệu mà chúng ta cần rồi.

Ngoài việc bạn có thể chèn dữ liệu vào trong Excel bằng 1 File ảnh thì bạn cũng có thể chèn dữ liệu vào Excel thông qua chức năng Picture From Clipboard như sau.

Đầu tiên ta sử dụng chức năng chụp ảnh trên Excel (Phím tắt là Window + Shift + S)

Mình sẽ chụp 1 bức ảnh trên màn hình như thế này.

Sau đó ta chọn Data > From Picture > Picture From Clipboard

Bạn có thể thấy khi bạn chụp đẹp thì kết quả bạn thu được cũng sẽ rất chuẩn chỉ như sau.

Giờ ta chọn ô muốn xuất dữ liệu ra rồi ấn Insert Data là được.

Lần này thì bạn không cần phải chỉnh sửa gì nữa. Quá tuyệt vời đúng không nào.

2. Hàm TEXTSPLIT, TEXTBEFORE, TEXTAFTER

Ví dụ ta có bảng dữ liệu như sau.

Đầu tiên ta sẽ sử dụng hàm TEXTSPLIT để tách 1 chuỗi ra thành nhiều giá trị riêng biệt như sau.

Với A1 là chuỗi bạn muốn tách

“, “ => tương đương với đối số row_delimiter. Nghĩa là ta sẽ tách chuỗi A1 ra thành từng dòng.

Trong trường hợp bạn muốn tách ra thành từng cột thì ta sẽ thay đổi 1 chút như sau.

Nghĩa là thay vì dùng đối số row_delimited thì ta chuyển qua sử dụng đối số col_delimiter là được.

Vậy trước khi có hàm TEXTSPLIT thì ta có làm như vậy được hay không?

Câu trả lời là có nhưng ta sẽ phải viết vất vả hơn rất nhiều như sau.

Bạn có thể thấy giờ đây với hàm TEXTSPLIT thì bạn đã có thể tách chuỗi trở nên dễ dàng hơn rất nhiều rồi.

Tuy nhiên với cách viết cũ thì giả sử bạn có nhiều dấu cần phân tách hơn thì bạn vẫn sẽ viết được nhưng công thức sẽ rất dài.

Trong khi đó với TEXTSPLIT thì bạn chỉ cần làm như sau.

Bạn chỉ cần cho các Delimiter cần tách vào trong ngoặc nhọn như sau

{“,”,”;”,”:”}

Giờ ta sẽ nói thêm về 2 hàm khác nữa là TEXTBEFORE và TEXTAFTER.

Bạn có thể thấy 2 hàm này rất dễ hiểu. 1 hàm tách ra các giá trị trước 1 dấu phân tách nào đó (TEXTBEFORE) và 1 hàm tách ra các giá trị sau 1 dấu phân tách nào đó (TEXTAFTER)

Giờ ta sẽ sử dụng hàm TEXTAFTER để tách ra tên File từ 1 đường dẫn như sau.

Ở đây ta dùng “\” chính là dấu phân tách trong phần đường dẫn File của Window.

-1 là đối số trong instance_num

Giả sử bạn để 1 thì bạn sẽ lấy ra chuỗi ở sau dấu “\” đầu tiên.

Tương tự 2 thì sẽ là chuỗi sau dấu “\” thứ 2.

Vậy thì -1 là gì?

Khi bạn đánh dấu theo thứ tự từ trái qua phải thì sẽ là 1 2 3 4.

Nhưng nếu bạn đánh ngược từ phải qua trái thì ta sẽ có là -1 -2 -3 -4.

Lúc ta dùng instance_num = -1 thì ta sẽ lấy ra chuỗi ở vị trí cuối cùng sau khi tách chuỗi.

Vậy nếu ngày xưa thì ta sẽ làm như thế nào?

Bạn thấy chúng ta sẽ cần tới 3 4 hàm kết hợp mới có được kết quả chúng ta cần. Quá là phức tạp nếu so với hàm TEXTAFTER đúng không nào.

3. Phím tắt Paste Value (Ctrl + Shift + V trong Excel)

Đây là 1 phím tắt mà trong Excel đáng ra đã phải có từ lâu rồi.

Tuy nhiên gần đây Microsoft mới Update phím tắt này.

Ngày xưa chưa có thì mình vẫn tạo ra phím tắt này bằng cách Record Macro kết hợp với Personal Macro Workbook. Nhưng giờ thì đã có phím tắt chính chủ rồi. Quá thích đúng không nào.

Để sử dụng thì bạn cứ Copy dữ liệu như bình thường. Sau đó thì ấn phím tắt Ctrl Shift V thay vì phím tắt Ctrl V để Paste như bình thường.

4. Chức năng Recommend PivotTables

Đây là 1 chức năng khá hay trên Pivot Table.

Khi bạn có 1 khối dữ liệu mà chưa biết cần phải tạo báo cáo phân tích dữ liệu như thế nào?

Recommend PivotTables sẽ giúp bạn làm điều đó.

Giả sử ta có khối dữ liệu như trên.

Sau khi chọn toàn bộ vùng dữ liệu, bạn hãy chọn tới tab Insert > Recommended PivotTables.

Bạn có thể thấy là sẽ có rất nhiều bảng Pivot Table được công cụ Recommended PivotTables dựng sẵn và tự phân tích dữ liệu bạn có.

Bằng cách này bạn có thể tạo ra báo cáo mà bạn muốn không những nhanh mà còn có thể sử dụng khi bạn bí ý tưởng và insight từ Data bạn có.

Sau khi có danh sách được tạo ra bằng Recommended PivotTables thì bạn chỉ cần chọn mẫu báo cáo bạn muốn là được.

Ví dụ mình chọn báo cáo này.

Bạn có thể tuỳ chọn New Sheet (Chèn PivotTable trên 1 Sheet mới)

Existing Sheet (Chèn PivotTable trên Sheet sẵn có)

Và đây là kết quả bạn có. Cực nhanh và cực đơn giản đúng không nào.

5. Chèn ảnh từ đường dẫn trên web thông qua hàm IMAGE.

Giả sử ta muốn chèn bức ảnh có đường dẫn sau vào trong Excel thì ta sẽ làm như thế nào?

https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/3/34/Microsoft_Office_Excel_%282019%E2%80%93present%29.svg/1200px-Microsoft_Office_Excel_%282019%E2%80%93present%29.svg.png

Ta sẽ dùng hàm IMAGE như sau.

Ta có thể tuỳ biến thêm hàm IMAGE với các đối số khác như sizing, height, width như sau.

=IMAGE("https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/3/34/Microsoft_Office_Excel_%282019%E2%80%93present%29.svg/1200px-Microsoft_Office_Excel_%282019%E2%80%93present%29.svg.png",,3,200,200)

Và đây là kết quả.

Vì hàm này khá dễ dùng nên các bạn cứ mở Excel và tự tìm hiểu nhé.

6. Chức năng Search The Menu

Giả sử ta có bảng dữ liệu như sau.

Đầu tiên bạn hãy chọn toàn bộ bảng dữ liệu.

Sau đó hãy ấn chuột phải.

Bạn sẽ thấy có phần Search The Menu như hình sau.

Giờ trong trường hợp ta muốn chèn Slicer thì bạn hãy gõ Slicer vào mục Search the Menus này.

Ta sẽ chọn Insert Slicer.

Cửa sổ Insert Slicers sẽ ngay lập tức hiện ra. Bạn hãy chọn cột mà bạn muốn tạo ra Slicer.

Và đây là kết quả.

Rất nhanh đúng không nào.