08 phương pháp tính "saving" trong quản lý mua hàng (phần 2)
share
tweet
Trong phần trước, chúng ta đã tìm hiểu 3 phương pháp đo lường lợi ích thu được trong quá trình cắt giảm chi phí. Ở phần 2, chúng ta sẽ tiếp tục với 5 phương pháp tính lợi ích đạt được, có ví dụ cụ thể để bạn hiểu sâu và dễ dàng áp dụng vào thực tế.
[4] Sửa đổi các thông số kỹ thuật hiện có
Ứng dụng:
• Giảm chi phí thông qua các thay đổi về đặc điểm sản phẩm hoặc dịch vụ hiện có, trong khi vẫn đáp ứng các nhu cầu hoặc yêu cầu kinh doanh:
- Nếu thay đổi yêu cầu đầu tư vốn trả trước, số tiền này sẽ được khấu trừ khỏi lợi ích của 2 hoặc 3 năm đầu tiên
- Việc tính toán lợi ích nên được thực hiện theo sản lượng mong muốn (kJ năng lượng, mT clinker, v.v.) chứ không phải là khối lượng thực tế mua để có một so sánh tương tự thực sự
Phép tính:
• (Chi phí trung bình của năm trước với đặc điểm kỹ thuật hiện có - chi phí mới với thông số kỹ thuật sửa đổi)
Ví dụ:
• Linh kiện A để lắp vào bộ lọc Filter, mỗi Filter sử dụng 3ea, linh kiện được mua với giá $ 0.5/ea vào năm trước.
• Linh kiện B cho kết quả tương tự khi sử dụng 2ea /filter, nhưng giá là $0.6/ea
• Năm nay lượng mua là 50.000ea linh kiện B
• Mức mua của năm nay là 50.000ea
• Năm nay sản lượng filter là 50.000 / 2ea = 25.000 filter
• Chi phí năm ngoái = 0.5 x 3ea = 1.5 (USD)
• Chi phí năm nay = 0.6 * 2 = 1.2 ( USD)
• Lợi ích = (1.5 – 1.2) * 25.000 = 7.500 USD
• Nếu sự thay đổi này yêu cầu lắp đặt một máy mới (giá $ 2.000) và hợp đồng cho linh kiện B có thời hạn 5 năm, thì cần thận trọng giảm lợi ích bằng $ 2.000 / 5 (mặc dù máy thực sự có thể bị mất giá trong 7 năm).
[5] Giảm tồn kho
Ứng dụng:
• Giảm toàn bộ / một phần hàng tồn kho, ví dụ như thông qua thiết lập kho hàng ký gửi hoặc giảm hàng tồn kho thông qua quy trình cải tiến (JIT)
- Cải thiện dòng tiền một lần nếu nhà cung cấp tiếp quản hàng tồn kho hiện có
- Hưởng lợi một lần hàng năm từ việc giảm vốn lưu động ròng (tùy từng trường hợp, nếu mức giảm được kỳ vọng duy trì)
Phép tính:
• Một lần: Giảm giá trị hàng tồn kho
• Định kỳ: Giá trị đầu tư giảm x Tỷ suất sinh lời tối thiểu của từng công ty thành viên (chỉ được công nhận một lần trong 12 tháng sau khi giảm)
Ví dụ 1:
• 1000 mặt hàng được giữ trong kho, với tổng giá trị hàng tồn kho là $30.000
• Nhà cung cấp đã đồng ý mua hết hàng tồn kho và thiết lập một kho hàng ký gửi cho tương lai
• Lợi ích một lần = giảm vốn lưu động ròng = $30.000
Ví dụ 2:
• 1000 mặt hàng được giữ trong kho, với tổng giá trị hàng tồn kho là $30.000
• Do quy trình thực hiện được cải thiện, mức tồn kho có thể giảm đi một nửa
• Lợi ích một lần = Giảm chi phí vốn = (Tỷ suất sinh lời tối thiểu của từng công ty thành viên) x 15.000 = 12% x 12.000 = 1.440
[6] Cải thiện các điều khoản thanh toán đã thương lượng
Ứng dụng:
• Giảm vốn lưu động được tạo ra bằng cách đàm phán điều khoản thanh toán từ bộ phận mua hàng (với sự thoả thuận của bộ phận tài chính của công ty thành viên)
- Chiết khấu thanh toán sớm không được coi là lợi ích được ghi nhận vì các quyết định về dòng tiền thường được thực hiện bởi bộ phận ngân quỹ/ tài chính
- Lợi ích phải được yêu cầu thanh toán một lần trong chu kỳ 12 tháng
Phép tính:
• (Điều khoản thanh toán mới tính theo ngày - Điều khoản thanh toán tr.bình của năm trước) / 365) x Chi tiêu thực tế x (Tỷ suất sinh lời tối thiểu của riêng công ty thành viên)
Ví dụ 1:
• Điều khoản thanh toán hiện tại với nhà cung cấp = 45 ngày.
• Các điều khoản đã sửa đổi = 90 ngày với tất cả các điều kiện khác không thay đổi.
• Chi tiêu hàng năm với nhà cung cấp là $1.200.000
• Lợi ích = ((90 - 45) / 365) x 1.200.000 x 12% = $17.753
[7] Thương lượng cho các giao dịch mua không định kỳ
Ứng dụng:
• Loại lợi ích này thường áp dụng cho dự án đầu tư vốn (CAPEX).
- Có thể sử dụng cùng một phương pháp luận cho các giao dịch mua không lặp lại
- Sự thay thế (hàng hóa/dịch vụ)
• Mục đích là để theo dõi Lợi ích được cung cấp bởi Phòng cung ứng thông qua nỗ lực đàm phán
• Các thông số kỹ thuật phải so sánh tương đồng (like for-like) giữa chào thầu sau cùng và và giá chốt thầu sau thương lượng.
• “Không định kỳ” tức tham chiếu đến lần mua cuối cùng so với lần mua mới là hơn 1 năm Dương lịch.
Phép tính:
• (Giá thầu ban đầu hợp lệ* từ nhà cung cấp được xác nhận phù hợp) - (Giá thương lượng cuối cùng của nhà cung cấp được xác nhận phù hợp)
• Được tách biệt khỏi các lợi ích khác cho mục đích báo cáo Lợi ích mua hàng (ví dụ 1-6)
Ví dụ:
• Một nhà máy sản xuất mới được xây dựng; RFP’s được gửi đến cho 4 nhà cung cấp, và sau quá trình làm rõ và sửa đổi như thường lệ, hai nhà cung cấp sẽ được yêu cầu gửi thông tin báo giá.
• Nhà cung cấp A báo giá $ 2m và nhà cung cấp B báo giá $ 2.2m cho công trình.
• Đàm phán cuối cùng với cả hai nhà cung cấp
• Nhà cung cấp B được chọn với thỏa thuận cuối cùng giá $ 1.8m
• Lợi ích = (2m - 1,8m) = $ 0,2m.
• Nếu nhà cung cấp A đã được chọn với giá thỏa thuận cuối cùng cũng là $ 1,8m, sau đó lợi ích sẽ là (2m – 1,8m) = $ 0,2m
• Giá thầu đủ điều kiện ban đầu có nghĩa là báo giá chi tiết từ một nhà cung cấp đủ điều kiện nhận được để đáp ứng RFP / RFQ hoặc đấu thầu
[8] Các lợi ích khác (thuê ngoài, v.v. )
Ứng dụng:
• Được đưa vào từng trường hợp cụ thể dựa trên sự chứng thực bằng văn bản của Giám đốc tài chính của Công ty thành viên
• Lợi ích tích lũy từ việc chuyểng giao quy trình làm việc nội bộ, sản xuất hoặc dịch vụ cho các nhà cung cấp bên ngoài
- Các yêu cầu kinh doanh giống nhau và các tiêu chuẩn chất lượng vẫn được đáp ứng
- Bất kỳ khoản đầu tư vốn ròng nào được yêu cầu nên được khấu trừ từ lợi ích.
• Lợi ích cần được ước tính và xác nhận chỉ trong vòng một năm.
Phép tính:
• Chi phí nội bộ hiện tại - Chi phí mới bên ngoài - Chi phí đầu tư vốn ròng
Ví dụ:
• Phòng kế toán thanh toán sử dụng 3 FTE, chi phí ước tính là $ 200k. Dịch vụ được thuê ngoài cho một công ty kế toán với chi phí hàng năm là 110 nghìn đô la. Chi phí thiết lập ước tính là 12 nghìn đô la, chi phí dự phòng là 14 nghìn đô la, giảm chi phí giấy phép SAP 10 nghìn đô la mỗi năm.
• Lợi nhuận = (200k + 10k) -110k- (12k + 14k) = $ 74k
Trên đây là tất cả 8 phương pháp đo lường lợi ích đạt được do cắt giảm chi phí, tuy nhiên để đạt được hiệu quả cao nhất bạn cần đọc hiểu kỹ và ứng dụng vào thực tế.
Chúc bạn thành công !
